Valmentava johtaminen vie esimiesten työajasta vain murto-osan

Esimiestyöhön kohdistuu paineita koko ajan kiihtyvään tahtiin. Vaikka julkisuudessa puhutaan paljon itseohjautuvuudesta, omajohtamisesta ja johtajuuden jakamisesta tiimeihin, myös esimiestyön laatuun kohdistuu yhä enemmän vaatimuksia.

Myös valmentava johtaminen korostuu koko ajan enemmän: Esimiehen tulisi muiden tehtäviensä ohella olla myös runsaasti palautetta antava valmentaja, jonka vuorovaikutustaidot ovat ensiluokkaiset. Toisaalta hänen tulisi huolehtia jämäkästi nopeasti kehittyvän työlainsäädännön lukuisten vaatimusten käytännön toteuttamisesta työnantajan edustajana. Esimiehelle kohdistetaan myös laaja vastuu esimerkiksi henkilöstön työkyvyn ylläpitämisestä, muutosten läpiviemisestä ja henkilöstön elinikäisen oppimisen varmistamisesta.

Jonkun on myös huolehdittava toiminnan kehittämisestä, osaamisen ylläpitämisestä, toimivasta perehdytyksestä, alisuoriutumiseen puuttumisesta ja lukuisten muiden organisaation haasteiden ratkaisemisesta. Esimiestehtäviin kuuluu myös vastuu toimia organisaation keskeisenä hubina, joka vastaa informaation välittämisestä ylös, alas ja sivusuuntaan.

Kaiken tämän lisäksi esimieheen kohdistuvat henkilökohtaiset suorituspaineet asiantuntijana, myyjänä tai muussa roolissa näyttävät nekin kasvavan.

Nämä tekijät saattavat selittää sen, että yhä useammassa organisaatiossa halukkuus ryhtyä esimiestehtäviin näyttää vähenevän.

Esimiestyön todellisuus nostaa esiin monia kysymyksiä:

  • Miten esimies voi selviytyä vastuistaan?
  • Miten paljon aikaa hyvä esimiestyö vaatii?
  • Miten paljon esimiehet käyttävät aikaansa johtamistyöhön?
  • Miksi esimiehet käyttävät valtaosan työajastaan muuhun kuin esimiestyöhön?
  • Mikä erottaa työelämän johtamisen muusta johtamisesta, jota tehdään esimerkiksi erilaisten harrastusten valmentajien roolissa?
  • Ymmärretäänkö esimiestyön merkitys ja arvo organisaatioissa riittävän syvällisesti?

Koska esimiestyön laatu on keskeinen tekijä organisaation menestyksen kannalta, aloimme selvittää esimiesten ajankäyttöä syvällisemmin ja teimme siitä laajan tutkimuksen.

Valmentava johtaminen vie vain neljä prosenttia

Tutkimuksemme toteutettiin vuosien 2015–2019 aikana sekä kyselytutkimuksena että ryhmähaastatteluina. Ryhmähaastatteluihin osallistui yli 1 500 ja kyselytutkimukseen 97 esimiestä eri organisaatioista ja toimialoilta.

Tutkimuksestamme selvisi, että esimiesten työajasta valtaosa, noin 80 prosenttia, kuluu omiin henkilökohtaisiin työtehtäviin ja vain 20 prosenttia varsinaiseen esimiestyöhön. Valmentavalle johtamiselle, eli esimerkiksi tiimikokousten vetämiselle, kehityskeskusteluille, uusien työntekijöiden perehdyttämiselle tai työntekijöiden kannustamiselle ja motivoinnille jää aikaa keskimäärin vain neljä prosenttia työajasta.

Viikkotasolla tämä tarkoittaa, että valmentava johtaminen vie yhteensä vain 1,5 tuntia. Kutakin työntekijäänsä kohden esimerkiksi kymmenen työntekijän esimiehellä on aikaa siis keskimäärin vain noin kymmenen minuuttia viikossa.

Näin esimiesten ajankäyttö jakautui:

  • Asiantuntijatyö ja muut vastaavat henkilökohtaiset tehtävät 32 %
  • Asiakastyö 22 %
  • Hallinnolliset tehtävät 18 %
  • Työntekijöiden päivittäisen työn ohjaus ja koordinointi 6 %
  • Valmentava johtaminen 4 %
  • Osallistuminen oman tiimin ulkopuolisiin kehityshankkeisiin 5 %
  • Oman organisaation toiminnan pitkän tähtäimen suunnittelu 2 %
  • Muut henkilökohtaiset työtehtävät ja vastuut, esimerkiksi työsuojeluvaltuutetun tehtävät 6 %
  • Muut tehtävät, jotka eivät sovi edellisten kategorioiden alle 5 %

Lataa koko tutkimusraportti täältä.

esimiesten_työajan_jakautuminen

Onko esimiestyö vain pakollinen paha?

Tutkimuksestamme käy ilmi, että esimiehiä kuormitetaan erittäin paljon sellaisilla tehtävillä, joita ei voida pitää suoranaisina esimiestehtävinä. Tämä heijastaa käsitystä siitä, ettei esimiestyötä pidetä oikeana työnä, vaan jonkinlainen sivuhommana, joka hoidetaan alta pois, jotta päästään kiinni ”oikeisiin töihin”.

Tätä suhtautumista kuvaa esimerkiksi se, että monille esimiehille on asetettu henkilökohtaisia suoritustavoitteita ja niihin perustuvia rahapalkkioita. Tällainen asetelma johtaa helposti esimiehen ja hänen samaa työtä tekevien alaistensa väliseen kilpailuun, varsinkin myyntityössä.

Se, että organisaatiot edelleen ohjaavat esimiehiä henkilökohtaiseen suorittamiseen esimiestehtäviin keskittymisen sijaan, ei kerro esimiestyön arvostuksesta ja hyvän johtamisen merkityksen ymmärtämisestä organisaation keskeisenä menestystekijänä.

Mitä enemmän esimies haluaa kehittää omaa substanssiosaamistaan, sen suuremmaksi nousee riski, että esimiestyö aletaan kokea henkilökohtaista kehittymistä haittaavana tekijänä. Tämä tietysti vähentää edelleen esimiesten motivaatiota kehittää esimiesosaamistaan. Monet tutkimukseen osallistuneista tunnistivatkin omissa organisaatioissaan tilanteita, joissa esimieheksi valittu henkilö laiminlöi esimiestehtäviään ja panosti asiantuntijatyöhönsä. Seurauksena organisaatio voi menettää hyvän asiantuntijan ja saada tilalle heikkotasoisen esimiehen.

Esimiestyö kuormittaa

Tutkimuksen osallistujien mukaan esimiestyöhön kohdistuu myös aina vain enemmän tehostamisvaatimuksia. Myös esimerkiksi uusia seurattavia asioita ilmaantuu vuosittain lakiin ja oikeuskäytäntöihin.

Tällä hetkellä haasteita aiheuttavat erityisesti työturvallisuuden ”uudet vaarat”, jotka liittyvät työntekijöiden henkiseen ylikuormittumiseen, tasapuoliseen kohteluun ja epäasiallisen käyttäytymisen torjuntaan. Esimiestyön kuormittavuutta lisää myös esimerkiksi tietosuojalainsäädännön tiukentuminen.

Esimiestyön lukuisat vastuut sekä tehokkuus- ja kannattavuustavoitteiden jatkuva kasvaminen aiheuttavat esimiehille merkittäviä paineita. Moni esimies kertookin kokevansa työnsä erittäin kuormittavaksi. Tätä kokemusta lisää esimiestyöhön liittyvien tehtävien valtava pirstaleisuus.

Valmentava johtaminen voisi parantaa koko organisaation tehokkuutta

Tutkimuksemme perusteella esimiesten aikaa kuluu varsinaiseen valmentavaan esimiestyöhön keskimäärin vain neljä prosenttia työajasta. Koska kyse on esimiesten keskimääräisistä arvioista, on syytä olettaa, että suuri osa esimiehistä käyttää tätäkin vähemmän aikaa henkilöstönsä toimintakyvyn, motivaation ja esimerkiksi muutoskyvyn vahvistamiseen. Ajatus itsestään ohjautuvista organisaatioista elää siis tämän tutkimuksen tulosten perusteella voimakkaana suomalaisissa organisaatioissa. Se, miten tehokasta tällainen itseohjautuvuus todella on, vaatisi tutkimusta nykyistä enemmän.

Mistä esimiestyön merkityksen aliarvioiminen voisi juontaa juurensa? Eräs vastaus saattaa liittyä siihen, että toisin kuin monet asiantuntijatyöt, esimiestyö on luonteeltaan kompleksista ja usein vaikeasti hahmotettavaa. Koska esimiestehtävän määrittely on hankalaa, ja toisaalta esimiehet saavat työstään harvemmin syvällistä palautetta, vahvistuu käsitys siitä, että suorittavat työtehtävät olisivat esimiehellekin sitä kaikkein tuottavinta ajankäyttöä.

Monet esimiehet kertoivat ryhmähaastatteluissa ”ajautuneensa” esimiestehtäviin ilman sen syvällisempää etukäteispohdintaa tehtävän sisällöstä. Merkittävä osa haastatelluista kertoi kokevansa erityisesti ihmisten johtamiseen liittyvät tehtävät rasitteena, joka haittaa heidän keskittymistään omiin henkilökohtaisiin tehtäviinsä. Esimiesuran saatesanoiksi todettu ”hoidat vanhat tehtävät kuten ennenkin, mutta katsot hieman muiden perään”, kuvaa hyvin varsin monen esimiehen saamaa ohjeistusta uusista vastuistaan.

Tutkimukseen osallistuneet esimiehet tunnistivat haastatteluissa oman ajankäyttönsä ongelmat, mutta toivat samalla esille, että esimiestyöhön kannattaisi panostaa nykyistä enemmän. Hyvin tehty esimiestyö voi vahvistaa organisaation toimintakykyä, tehokkuutta ja tuottavuutta samalla, kun se vähentää sähläämistä organisaation toiminnassa.

Lue seuraavaksi:

Missä on esimiestyön arvostus?

Jokaisella on oma johtamisideologia – esimies, missä menevät sinun kuplasi rajat?

Haluatko olla hyvä johtaja? Käy laadukas esimieskoulutus

f ln

(Ilmainen opas)

Tiimiflow – Opas huipputiimin kehittämiseen

Kattava Tiimiflow -oppaamme sisältää runsaasti käytännönläheisiä vinkkejä ja harjoituksia tiimisi kehittämisen tueksi.

Tilaa uutiskirjeemme, niin saat latauslinkin.