Pää edellä syvään päätyyn ja katsotaan osaako se uida?

Luultavasti olisin selvinnyt siitäkin, näin entisenä uimahyppääjänä, mutta perehdytyksestä puhuttaessa tämä ei ehkä ole tavoiteltava tilanne.

Jokaisella meistä on kokemuksia erilaisista perehdytyksistä uuteen työhön tai vaikka uuteen harrastukseen. Kun kysyn ihmisiltä näistä, lähes kaikilla tulee mieleen tunteikkaitakin tarinoita ja kommentteja kuten ”sinne mut vaan heitettiin, ja katottiin pärjäänkö”, ”kellään ei ollut aikaa opettaa mua”, ”edeltäjä oli lähtenyt lomalle ennen kuin edes aloitin” ja ”ei kukaan oikeen edes osannut sanoa mitä tulin tänne tekemään”. Toivon, että todellisuudessa monilla teistä on myös positiivisia kokemuksia uusiin organisaatioihin siirtymisestä.

Mikä perehdytyksessä sitten yleensä menee pieleen? Suunnitelmattomuus, kiire tai perehdyttäjän mielenkiinnon puute, syitä on monia. Näistä useimmat ovat kuitenkin korjattavissa, kun organisaatiossa aidosti ymmärretään, mitä hyvällä perehdytyksellä voidaan saavuttaa, ja minkälaisia tappioita huonolla perehdytyksellä aiheutetaan.

Sen jälkeen on mahdollista lähteä miettimään perehdytyksen kehittämiskohteita, esimerkiksi seuraavien asioiden joukosta. Tässä mielestäni tärkeimpiä asioita, jotka tulisi ottaa huomioon jokaisessa perehdytyksessä, ja jotka koin oleellisimpina asioina myös oman perehdytysprosessini onnistumisessa J-Impactilla.

1. Yhteisen ymmärryksen muodostaminen perehdytys- ja kehityspolusta.

Keskustelimme rekrytointihaastatteluistani alkaen siitä, mitä minun perehdytysjaksoni tulisi sisältämään. Minkälaisia kehitysmahdollisuuksia tehtävässä on, niin lyhyellä kuin pitkällä tähtäimellä? Minkälaisia yrityskouluttajan työpäivät käytännössä ovat? Työtehtävien ja ”virallisten asioiden” lisäksi puhuimme myös niin sanotusti kulttuuriin liittyvistä asioista. Miten meillä tehdään töitä? Onko etäpäivät ok? Saako koiran tuoda toimistolle? Saako päikkäreitä ottaa työpäivän aikana? Jo tässä vaiheessa minulle tuli selkeä kuva siitä, että pääasia on, että teet asiat siten, miten ne parhaiten sinulla toimivat.

Onnistuneen perehdytyksen mahdollisuudet luodaan jo rekrytointivaiheessa. Jo silloin tulisi keskustella mahdollisimman hyvin auki tehtävän sisältö, vastuualueet, molemminpuoliset odotukset ja kehittymisen mahdollisuudet. Nykyään on tullut vastaan myös tilanteita, joissa henkilö palkataan niin sanotusti yritykseen, eikä mihinkään tiettyyn tehtävään. Tällöin oikean henkilön löytämisessä korostuu se, kuinka hyvin osaamme avata organisaatiokulttuuriamme ja odotuksia uutta työntekijää kohtaan jo rekrytointivaiheessa.

2. Uusien silmien hyödyntäminen.

Me pääsimme heti ensimmäisellä viikolla toisen perehdytettävän kanssa miettimään, minkälainen on J-Impactin asiakasprosessi. Etukäteen meille ei kerrottu miltä sen kuuluisi näyttää tai mitä sen pitäisi sisältää. Meidän tehtävänämme oli pohtia, miten me sen tällä hetkellä näemme ja kuvata prosessi auki mahdollisimman hyvin. Tehtävän jälkeen keskustelimme kuvaamamme prosessin kehityskohteista koko joukon voimin, ja valitsimme ensimmäisen siihen liittyvän kehityskohteen.

Tässä yksi esimerkki, miten uusia silmiä voi hyödyntää organisaation kehittämisessä. Perehdytettävät näkevät organisaation toiminnan eri tavoin kuin siellä kauan työskennelleet, joten he todennäköisemmin osaavat kyseenalaistaa toimimattomia asioita, joita kukaan muu ei edes huomaisi. Valmiiksi pureskeltu ja syötetty tieto ei kehitä kumpaakaan osapuolta pidemmän päälle. Hyödyntäkää siis perehdytettävän tuoreet näkemykset ja antakaa heille mahdollisuus niiden esille nostamiseen. Samalla myös perehdytettävä saa mahdollisuuden toimia oma-aloitteisesti.

3. Perehdytyksen seuranta ja yksilöinti.

Perehdytyksen etenemiseen emme käyttäneet lomakkeita tai muita erityisiä työkaluja, vaan seuranta tapahtui perehdytyskeskusteluissa, noin 2 kk välein. Niihin valmistauduimme aina molemmin puolin vastaamalla ennakkoon mietittyihin kysymyksiin. Ensimmäisessä keskustelussa esimerkiksi mietimme kuluvaa syksyä, ja miltä se minun osalta voisi näyttää. Näistä oli toki keskusteltu jo aiemminkin, mutta nyt pystyimme puhua jo konkreettisimmista asioista ja päivittää aiempia suunnitelmia. Syksyyni kuuluisi pääosin koulutuksiimme osallistumista, omien koulutusaiheiden pohtimista, ja paljon itsenäistä tiedonhankintaa ja opiskelua, ja totta kai ensimmäisten omien koulutusosioiden vetämistä.

Perehdytyskeskustelut ovat käytäntö, jota suosittelen erittäin paljon. Niissä on tarkoituksena keskustella perehdytyksen etenemisestä, mahdollistaa avoimen palautteen antaminen molemmin puolin ja miettiä yhdessä tulevaa. Ne ovat hyvä hetki keskustella syvällisemmin esimerkiksi perehdytettävän vahvuuksista ja niiden hyödyntämisestä omassa työssä. Miten hän pääsee näyttämään osaamisensa, ehkäpä myös tehtävänkuvauksen ulkopuolelta?

4. Oppimisen mahdollistaminen.

Alusta asti minulle painotettiin sitä, että minulla itselläni on suuret valtuudet vaikuttaa siihen, miten tehtävänkuvani tulee tulevaisuudessa kehittymään. Vastuuta saa niin paljon kuin uskaltaa pyytää. Mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja on vähintään riittämiin. Työkaverini kertoivat paljon omista kokemuksistaan, ja mitä he ovat urallaan käyneet läpi. Se auttoi minua hahmottamaan kokonaisuutta, ja omaa rooliani siinä, kaiken sen muutoksen keskellä. Tärkeimpänä kuitenkin pidin sitä, että he jatkuvasti muistuttivat, että kiire ei ole, omalla painolla mennään, ja tukea saa aina kun pyytää.

Uuden oppiminen on perehdyttämisen ytimessä, ja se mahdollistuu vain turvallisessa ympäristössä. Tärkeää on, että perehdyttäjä ymmärtää perehdytettävän tilanteen, ei yritä syöttää liikaa informaatiota kerralla, vaan kuuntelee ja antaa tukea. Huomioimalla perehdytettävän suorituskyky ja tarjoamalla sopiva määrä haasteita, oppiminen on tehokasta.

Oma kokemukseni perehdytyksestäni oli, että uutta asiaa tuli valtavan paljon, työn sisältö ja työn tekemisen tavat muuttuivat täysin aikaisempaan työhöni verrattuna, mutta edellä mainitsemieni asioiden ansiosta pystyin vastaamaan uusiin haasteisiin parhaalla mahdollisella tavalla ja pitämään motivaationi korkealla myös alkuinnostuksen jälkeen.

f ln