Onnistunut perehdytys sitouttaa ja parantaa tuottavuutta – Huolehdi 5 avainkohdasta

Perehdytys on yksi organisaatioiden tärkeimmistä ja kalleimmista prosesseista. Toimiva perehdytys voi parhaimmillaan olla loistava kilpailuetu ja työnantajamielikuvaa parantava tekijä.

Hyvin hoidettu perehdytysprosessi varmistaa, että uusi työntekijä pääsee aloittamaan työnsä mahdollisimman tehokkaasti ja sitoutumaan työyhteisöön nopeasti. Jos perehdytys onnistuu odotusten mukaisesti, uuden työntekijän liittyminen organisaatioon tuo suuren helpotuksen nykyisten työntekijöiden työtaakkaan ja kasvattaa organisaation tehokkuutta merkittävästi.

Uuden työsuhteen alkaessa odotukset ovat korkealla niin työntekijällä itsellään kuin työnantajallakin. Työntekijä toivoo, että uusi työ vastaa hänen odotuksiaan ja että uusi työyhteisö toivottaa hänet lämpimästi tervetulleeksi. Myös työnantaja toivoo odotustensa täyttyvän ja rekrytoinnin olleen onnistunut.

Huono perehdytys voi kuitenkin tulla todella kalliiksi. Sen takia menetetään lukuisia tehokkaita työtunteja ja aiheutetaan turhaa stressiä niin työntekijälle kuin työnantajallekin. Jos uusi työntekijä lähtee organisaatiosta pois jo alkumetreillä, organisaatio sekä menettää rekrytointiin ja perehdytykseen käyttämänsä sijoitukset, että joutuu kustantamaan uuden rekrytointikierroksen.

Moni rekrytoija etsii yksinkertaista ja tehokasta perehdyttämismallia, jota voisi soveltaa omiin tarpeisiinsa. Perehdyttämiseen – kuten muihinkaan työelämän käytänteisiin – ei kuitenkaan ole saatavilla pakettiratkaisuja, joista voi valita mieleisensä ja noudattaa pykäliä kuin huonekalun kasausohjeita. Perehdytyksen suunnitteluun ja toteutukseen haasteen tuo se, että jokainen organisaatio, työtehtävä, työyhteisö ja työntekijäkin on omanlaisensa. On siis mahdotonta löytää yhtä täydellistä ja joka tilanteeseen taipuvaa mallia. Oman perehdytysprosessin voi kuitenkin kehittää sellaiseksi, että se vastaa mahdollisimman hyvin ajankohtaisia tavoitteita ja on muokattavissa jokaisen tilanteen ja yksilön mukaan.

Mitä perehdytys on?

Perehdytys on uuden oppimista ja tiedon soveltamista. Toimiva perehdytys tukee organisaation ja uuden työntekijän keskinäistä vuorovaikutusta ja antaa mahdollisuuden kysymysten ja vastausten esittämiselle. Uudet toimintatavat eivät muodostu hetkessä, vaan ne vaativat aikaa ja toistoa. Tämä puolestaan vaatii sitä, että perehdytykseen ollaan valmiita käyttämään riittävästi resursseja. Perehdytyksen osapuolten täytyy tutustua toisiinsa riittävästi, jotta he pystyvät ymmärtämään toisiaan ja työskentelemään yhdessä tehokkaasti.

Työlainsäädäntö määrittää perehdytysprosessille reunaehdot. Työturvallisuuslaissa (14 §) on määritelty, että ”työnantajan on annettava työntekijälle riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä” ja huolehdittava, että ”työntekijä perehdytetään riittävästi työhön, työpaikan olosuhteisiin, työ- ja tuotantomenetelmiin, työssä käytettäviin työvälineisiin ja niiden oikeaan käyttöön sekä työturvallisiin tapoihin.” Työturvallisuudella viitataan sekä henkiseen että fyysiseen turvallisuuteen.

Perehdytyksen tarkempi sisältö ja sen tavoitteet ovat hyvin organisaatio- ja yksilökohtaisia. Perehdytys voi erota hyvin paljon organisaatiosta, yksilöstä ja työtehtävästä riippuen, mutta myös samankaltaisuuksia on paljon. Yhdistävinä tekijöinä kaikille perehdytysprosesseille toimivat työturvallisuuslaissa määritetyt tehtävät sekä tavoite saada uuden työntekijän oppimisprosessi käyntiin.

Perehdytyksen tavoitteet

Perehdytys on yksi johtamisen väline. Se pitäisi siis nähdä keinona viedä organisaatiota kohti sen tavoitteita ja toteuttaa sen strategiaa. Perehdytyksen pitäisi olla saumaton osa organisaation toimintaa, ei irrallinen prosessi.

Jokaisessa organisaatiossa pitäisikin miettiä:

  • Mitä perehdytysprosessilla on tarkoitus saavuttaa?
  • Miten se tukee organisaation strategiaa?
  • Miksi siihen kannattaa käyttää resursseja?

Organisaatiosta ja sen tavoitteista perehdytyksessä voidaan painottaa esimerkiksi nopeaa tehtävän oppimista, yhteisen kulttuurin vahvistamista, tehokasta tiimityötä, itsenäistä työskentelyä tai esimerkiksi vahvaa vastuunottokykyä. Tavoitteet voivat olla lyhytaikaisia, esimerkiksi nopeaan tuottavuuden kasvuun keskittyviä, tai pidempiaikaisia ja useiden vuosien sitoutumiseen tähtääviä.

Perehdytyksen tavoitteita voivat olla esimerkiksi:

  • Organisaation strategian tukeminen
  • Organisaatiokulttuurin vahvistaminen
  • Työntekijöiden sitoutumisen edesauttaminen
  • Uuden työntekijän osaamisen nostaminen tarvittavalle tasolle
  • Uuden työntekijän potentiaalin tunnistaminen
  • Uuden työntekijän ammatillisen ja henkilökohtaisen kehittymisen tukeminen
  • Työntekijöiden tutustuttaminen toisiinsa
  • Uuden työntekijän yksilöllisten ominaisuuksien huomioiminen
  • Työn merkityksen kokemisen vahvistaminen
  • Vuorovaikutuksen laadun parantaminen

Perehdytysprosessin on oltava oikeudenmukainen, tasalaatuinen ja läpinäkyvä. Työntekijän täytyy ymmärtää, mistä prosessi koostuu ja kuinka voi vaikuttaa siihen itse. Perehdytysprosessin sisällölle tukee siis löytyä perusteet ja työntekijän täytyy voida vaikuttaa prosessin muotoutumiseen. Mitä paremmin perehdytykseen osallistuva ymmärtää prosessin perusteet ja pystyy vaikuttamaan sen kulkuun, sitä valmiimpi hän on sitoutumaan.

perehdystys_avain

Miksi suunnitelmallinen perehdytys on tärkeää?

Toimiva perehdytys tuo näkökulmasta ja tavoitteista riippuen useita hyötyjä. Resursseja kannattaa käyttää riittävästi esimerkiksi näiden seikkojen vuoksi:

1. Tuottavuus ja tehokkuus

Onnistunut perehdytys varmistaa, että uuden työntekijän rekrytoiminen on ollut onnistunut investointi ja muuttuu pitkällä tähtäimellä kannattavaksi.

Uuden työntekijän tulo ja perehdyttämisen vaatimat resurssit näkyvät yleensä hetkellisenä organisaation tehokkuuden laskuna. Vähitellen se lähtee nousuun ja ammattimaisesti hoidettu perehdytys varmistaa, että muutoksen aiheuttama tehokkuuden lasku ja siihen kuluva aika pystytään minimoimaan.

Uuteen työntekijään kohdistuvat odotukset ovat yleensä korkealla. Organisaatiossa herkästi odotetaan, että uusi työntekijä tuottaa välittömästi lisäarvoa. Alkuvaiheessa odotukset ja todellisuus kohtaavat kuitenkin vain harvoin. Todellisuudessa uusi työntekijä ei pysty välittömästi tekemään työtä itsenäisesti ja tuottamaan lisäarvoa. Jos ero odotusten ja todellisuuden välillä on kovin suuri, se voi aiheuttaa organisaatiossa negatiivisia reaktioita. Kun muutoksen haasteet ja se, mihin ammattimainen perehdytys tähtää, ovat selvillä, myös odotukset ovat lähempänä todellisuutta.

Taitamattomasti hoidettu perehdytys pitää huolta siitä, että organisaation tehokkuus laskee pidemmäksi aikaa eikä välttämättä myöhemminkään nouse sille tasolle kuin onnistuneella perehdytyksellä. Äärimmäisessä tapauksessa epäonnistuneesti johdettu perehdytys laskee tuottavuutta jatkuvasti ja johtaa lopulta työntekijän irtisanomiseen tai irtisanoutumiseen. Työntekijä ei pääse kiinni työhönsä eikä hänestä tule toimiva osa työyhteisöä.

Epäonnistuneen investoinnin kustannukset ovat erittäin suuret. Useissa tutkimuksissa on selvinnyt, että nykyisen työntekijän korvaaminen uudella maksaa rekrytointi- ja perehdytyskuluineen organisaatiolle jopa työntekijän kaksinkertaisen vuosipalkan verran.

Jotta perehdytys voisi onnistua, rekrytoinnin täytyy luonnollisesti olla oikea. Kaikkein toimivin ja ammattimaisimminkaan hoidettu perehdytys ei pelasta pieleen mennyttä rekrytointia. Toisaalta onnistunut rekrytointi voidaan pilata huonolla perehdytyksellä. Perehdytysjakson ideana on antaa työntekijälle ja työnantajalle kunnollinen mahdollisuus tutustua toisiinsa paremmin ja katsoa, mitä yhteistyöstä voisi parhaimmillaan tulla.

2. Työtyytyväisyys ja sitoutuminen

Eräs tutkimus (Farren, 2007) osoitti, että suunnitelmallinen perehdytys kasvatti 58 prosentilla todennäköisyyttä siihen, että työntekijä oli työtehtävissään vielä kolmen vuoden jälkeen. Sitoutuneet työntekijät ovat myös tyytyväisempiä ja työskentelevät tehokkaammin.

Uusi työntekijä on tärkeä perehdyttää työtehtävänsä lisäksi myös työyhteisöönsä. Kun työntekijä saa riittävästi positiivista palautetta ja kokee, että hänen työllään on merkitystä, hän on usein tyytyväisempi työhönsä. Organisaatioissa on tärkeä muistaa, että työntekijöiden tyytyväisyys ei ole vain esimiehen tai perehdyttäjän harteilla, vaan siihen vaikuttaa koko työyhteisö.

3. Tasalaatuisuus ja prosessin kehittäminen

Suunnitelmallisen perehdytysprosessin laatiminen on ainoa tapa, jolla varmistetaan, että perehdytys on mahdollisimman tasalaatuista jokaisessa työtehtävässä. Perehdytysprosessin sisältö pitää myös osata viestiä perehdytystyötä tekeville tarpeeksi selkeästi, jotta kaikkia sen osia hyödynnetään oikein. Ei riitä, että perehdytysprosessi on määritelty yhdessä, jos kukaan ei ota vastuuta sen kehittämisestä tai viemisestä käytäntöön. Tällöin prosessi on luotu vain sen olemassaolon vuoksi.

Organisaation kehittyminen on mahdollista vain silloin, kun kyetään katsomaan järjestelmällisesti ajassa taaksepäin ja toteamaan, mikä onnistui ja mikä ei. Suunnitelmallisuus mahdollistaa virheistä oppimisen, eikä samoja virheitä tule toistettua aina uudelleen. Jos perehdytys ei tapahdu selkeän prosessin kautta, sen kehittäminenkään ei onnistu.

Perehdytyssuunnitelma määrittää, mitä perehdytys kyseisessä organisaatiossa tarkoittaa, mitä sillä tavoitellaan ja mistä se koostuu.

Perehdytys on kaksisuuntaista

Perehdytys mielletään perinteisesti yhdensuuntaisena prosessina, jossa organisaatiolla on odotuksia, tavoitteita ja ohjeita. Uusi työntekijä toimii tiedon vastaanottajana. Häneltä odotetaan toki oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta, mutta niiden rooli jää helposti taka-alalle.

perehdytys_kaksisuuntaisuus

Tehokas, tämän ajan työelämään sopiva perehdytys ottaa kuitenkin huomioon myös uuden työntekijän roolin perehdyttäjänä. Hänen vastuullaan on tuoda esiin omia näkemyksiään ja antaa palautetta organisaatiolle. Tällöin organisaatio itse toimii perehtyjänä. Sen vastuulla on tutustua tulokkaaseen, olla avoin palautteelle ja kehitysideoille sekä kannustaa uutta työntekijää kertomaan omat näkemyksensä. Tällainen kaksisuuntainen prosessi hyödyttää molempia osapuolia ja mahdollistaa kehittymisen pitkällä tähtäimellä.

Uusi työntekijä katselee organisaation toimintaa tuoreilla silmillä. Jos organisaatio haluaa hyödyntää hänen raikkaan ajattelutapansa, hänen äänensä pitää päästää kuuluviin heti perehdytyksen alusta lähtien. Hänellä saattaa olla, ja todennäköisesti on, organisaation kehittymisen kannalta erittäin arvokasta tietoa. Hän osaa kyseenalaistaa nykyiset käytännöt herkemmin kuin organisaation vanhemmat työntekijät. Hän tuo myös aiempien kokemustensa mukana taloon runsaasti uutta tietoa.

Perehdytysprosessi toimivaksi

Tyypillisesti perehdytys rakentuu jonkin jo olemassa olevan prosessin pohjalta. Sen sijaan, että toistaa mekaanisesti samaa kaavaa (ja tekee samat virheet aina uudelleen), kannattaa miettiä, miten nykyisestä mallista voisi saada enemmän irti. Mitkä perehdytyksen tavoitteet ovat? Mitä valmiin prosessin rinnalle voisi lisätä ja mitä osia poistaa, jotta se tukisi tavoitteita parhaiten?

Valmiit perehdytystavat ja -suunnitelmat ohjaavat herkästi tekemistä ja voivat joskus rajata mahdollisuuksia ulkopuolelle. Jos näyttää siltä, että nykyinen prosessi on enimmäkseen vanhentunut eikä palvele käyttötarkoitustaan, on aika tehdä rohkeita muutoksia ja heittää vanha kokonaan roskiin.

Lopullisen suunnitelman kannalta on tärkeintä, että tiedetään, miksi juuri sitä käytetään ja mitä sillä tavoitellaan. Kun suunnitelma on perusteltu ja tukee käytännön työtä, se toimii parhaimmillaan perehdytyksen karttana antaen sekä uudelle työntekijälle että työnantajan edustajille hyvät eväät viedä perehdytys onnistuneesti läpi.

Perehdytystä suunniteltaessa kannattaa kiinnittää huomiota prosessin luonteeseen. Kuinka muodollisia tai joustavia, virallisia tai epävirallisia tapoja perehdytyksessä halutaan hyödyntää? Perehdytys viestii uudelle työntekijälle siitä, millainen kulttuuri organisaatiossa on. Perehdytys on aina kaksisuuntainen ilmiö, jossa sekä organisaatio että uusi työntekijä vaikuttavat omalta osaltaan sosiaalistumiseen eli heidän välisensä suhteen rakentumiseen.

Perehdytyssuunnitelman avainkohdat

Kun perehdytyksen tavoitteet ovat selvillä, voi alkaa laatia perehdytyssuunnitelmaa. Vaikka onnistunut perehdytysprosessi vaihtelee aina tehtävä- ja yksilökohtaisesti, organisaatio voi kuitenkin määritellä etukäteen yleisen perehdytyssuunnitelman. Apua perehdytyssuunnitelman laatimisen tueksi löytyy esimerkiksi kirjastamme Tervetuloa meille! Uuden työntekijän perehdytys tai vaikkapa Työterveyslaitoksen perehdyttäjän muistilistasta.

Hyvässä perehdytyssuunnitelmassa on määritelty viisi avainkohtaa:

KUKA on vastuussa kyseisen tehtävän opastamisesta perehdytettävälle tai siitä, että asia tulee hoidetuksi? Vastuunjako täytyy olla selvä, jotta ei ole epäselvyyksiä siitä, kenen pitäisi opastaa mikäkin työn osa-alue. Epäselvä delegointi aiheuttaa päällekkäistä ja ylimääräistä työtä. Jotkin työn osa-alueet taas voivat jäädä liian vähälle huomiolle, jos vastuuhenkilön valinta ei ole selvä.

Vastuita jaettaessa on otettava huomioon resurssien riittävyys:

  • Onko perehdyttäjille varattu tarpeeksi aikaa tehtäväänsä?
  • Ovatko muut työntekijät tietoisia siitä, että perehdytys vie perehdyttäjän työaikaa, eikä hän ole tavalliseen tapaan saatavilla?

MITÄ asioita uuden työntekijän kanssa on hyvä käydä läpi? Esimerkiksi mitä tehtäviä, toimintatapoja, pelisääntöjä, järjestelmiä ja laitteita perehdytyksessä täytyy käsitellä? Suunnitelmaan tulisi kirjata kaikki asiat, jotka työntekijän tulee oppia uudessa työssään ja jotka ovat etukäteen selvillä. Tarkistuslistat auttavat perehdyttäjää ja perehdytyksen tasalaatuisuus on varmempaa.

MILLOIN mikäkin asia käydään läpi ja kuinka kauan tietty vaihe arviolta kestää? Milloin tehtävä on mahdollista aloittaa ja lopettaa? Mitkä ovat eri tehtävien väliset riippuvuussuhteet eli miten tehtävien sisältö vaikuttaa niiden suositeltavaan järjestykseen? Missä järjestyksessä asiat voidaan käsitellä ja mikä järjestys on oppimisen kannalta paras mahdollinen?

Aikatauluarvio voi olla vain karkea, koska koskaan ei voi täysin ennakoida sitä, kuinka kauan uudella työntekijällä menee asioiden omaksumiseen tai miten ympäristö vaikuttaa aikatauluun. Suunnitelman ideana on, että sitä seurataan, mutta myös päivitetään jatkuvasti sitä mukaa, kun perehdytys etenee.

MITEN perehdytys toteutetaan käytännössä? Mahdollisuuksia on rajattomasti, esimerkiksi:

  • koulutustilaisuudet
  • käytännön tekeminen
  • keskustelu esimiehen/perehdyttäjän kanssa
  • keskustelu tiimin kesken tai kollegan kanssa
  • ryhmätyöskentely
  • itsenäinen opiskelu
  • verkkokurssit
  • webinaarit ja videot
  • pelit

KENELLE perehdytys on suunnattu? Miten jokaisen uuden työntekijän yksilölliset ominaisuudet saadaan huomioitua? Miten prosessin avulla mahdollistetaan yksilöllinen ja joustava perehdytys? Lukkoon lyöty ja joustamaton prosessi ei palvele kumpaakaan osapuolta.

Perehdytyksen suunnittelussa on hyvä määrittää myös vaatimukset uuden työntekijän oma-aloitteisuudelle perehdytyksen suhteen. Näin työntekijän vastuuseen kuuluvat asiat voidaan ottaa puheeksi jo riittävän aikaisessa vaiheessa.

Perehdytys ja tulevaisuuden työelämä

On olemassa monta skenaariota siitä, miltä työ näyttää tulevaisuudessa. Varmaa tuntuu tällä hetkellä olevan vain se, että oleellista on osaamisen jatkuva kehittäminen, jotta hyvinvointi voidaan turvata työtapojen ja työn luonteen muuttuessa.

On tärkeä kiinnittää huomio riittävän pitkälle tulevaisuuteen ja ymmärtää, miten tämän hetken panostus myös uuden työntekijän perehdytykseen vaikuttaa organisaation menestykseen pitkällä tähtäimellä.

Vaikka organisaatiossa olisi samanaikaisesti meneillään monta suurta muutoshanketta, ne eivät saa viedä huomiota pois työntekijöiden sujuvan työnteon turvaamisesta. Organisaation muutoskyky riippuu sen muodostavien henkilöiden muutoskyvystä. Organisaatiorakenteen muutokset tai laajat strategiset liikkeet ovat esimerkkejä isoista, kaikkia työntekijöitä koskevista muutoksista. Vaikka kaikki muutokset eivät näyttäisikään ulkopuolisen silmin kovin merkittäviltä, voivat ne silti vaikuttaa työntekijöiden arkeen ja työntekoon huomattavasti. Tämä koskee myös uusia työntekijöitä. Erityisesti he kaipaavat varmuutta, ohjeistusta ja selkeyttä kaiken muutoksen keskellä.

Perehdytettävillä ei ole kokemusta työskentelemisestä organisaatiossa sen aikaisemmissa vaiheissa, eivätkä he siten pysty päättelemään, onko tilanne ollut aina samanlainen kuin nyt vai onko tällä hetkellä menossa poikkeuksellinen vaihe. He tekevät päätelmänsä organisaatiosta ainoastaan sen hetken perusteella. Perehdytyksen aikaiset kokemukset muodostavat työntekijöille mielikuvia siitä, miten organisaatiossa toimitaan, miten siellä vaikutetaan ja mitä siellä arvostetaan.

  • Miten muutoksista ja organisaation tulevaisuudesta viestitään uusille työntekijöille?
  • Millaisia mahdollisuuksia työntekijöille annetaan vaikuttaa omaan työskentelyynsä?
  • Miten työntekijöille avataan heidän rooliaan organisaation muutoksessa?
  • Miten työntekijöille varmistetaan riittävä tuki ja turvallisuuden tunne?

Perehdytys on erinomainen tilanne nostaa muutoksen haasteet esiin, keskustella epävarmuuksista, tulevista muutoksista, toiveista ja odotuksista. Jos koko organisaatio osallistuu keskusteluun, saadaan näkyviin useita eri näkökulmia. Sen sijaan, että muutosten tuomat haasteet jätettäisiin taustalle ja jokaisen oman pohdinnan varaan, ne kannattaa nostaa yhteisen keskustelun kohteeksi.

Muutosvastarintaa voidaan vähentää osallistamalla työntekijät yhteiseen tulevaisuuden rakentamiseen ja käsittelemällä heidän mietteitään ja epävarmuuksiaan. Tulevaisuuden työelämä ei ole ennustettavissa, mutta sen sijaan, että tartutaan kaikkiin mahdollisiin uusiin haasteisiin, voidaan tarttua muuttuvan työelämän tuomiin mahdollisuuksiin ja niistä muodostuviin toiveisiin.

Lue seuraavaksi:

Valmentava johtaminen vie esimiesten työajasta vain murto-osan

Eikö kehityskeskustelu toimi? Nämä syyt löytyvät hyödyttömien prosessien takaa – ja näin niitä voisi kehittää

Haluatko olla hyvä johtaja? Käy laadukas esimieskoulutus

 

f ln