Myös etäperehdytys onnistuu, kun perusasiat ovat kunnossa – Esimerkkitapaus osoittaa sudenkuopat

”Tämän ei missään nimessä pitäisi mennä niin, että uusi työntekijä varaa tapaamisen perehdyttäjältä, jonka kalenteri on jo valmiiksi täysi. Ei tunnu siltä, että asioita voisi kysyä matalalla kynnyksellä. Vaikka onkin sanottu, että aina pitää kysyä, tulee olo, voiko kuitenkaan häiritä.”

”Muuhun tiimiin en ole ollut vielä missään yhteydessä, joten kynnys kysyä heiltäkään apua on iso.”

Jos on sattunut aloittamaan uudessa työssä korona-aikaan, työyhteisöön sitoutuminen ja työn oppiminen saattaa varmasti olla tavallista haastavampaa. Etäperehdytys voi kuitenkin onnistua myös erinomaisesti, jos se on suunniteltu huolella.

Sitaatit ovat huhtikuun alussa uudessa työssä aloittaneelta asiantuntijalta, joka on kokenut ensimmäiset viikot haastaviksi. Työ alkoi hiukan sen jälkeen, kun poikkeustoimet oli pyöräytetty käyntiin. Kaikki yrityksen työntekijät tekevät toistaiseksi etätöitä, joten hän ei ole tavannut kollegoitaan kasvotusten, ainoastaan esimiehen kerran ennen eristysaikoja.

Asiantuntijalla on esimiehensä kanssa etäpalaveri kahden viikon välein. Hän ei varsinaisesti hoida perehdytystä, vaan sen tekee kollega, jonka kanssa tapaamisia sovitaan tarpeen mukaan. Ensimmäisen kuukauden aikana niitä on ollut vain vähän.

Asiantuntija on kokenut erityisen hankalaksi, ettei hän ole saanut selvää ohjetta siitä, keneltä kannattaa kysyä neuvoa missäkin asiassa. Monesti perehdyttäjäksi nimetty henkilö ja esimies eivät ole tienneet vastausta, eivätkä ole osanneet neuvoa selkeästi edes sitä, kuka mistäkin asiasta tietäisi.

Perehdytyksen tukena ovat myös yrityksen intrasta löytyvät perehdytysmateriaalit, joita tosin on ollut välillä hankala löytää ja joista osa on ollut vanhentuneita.

Etäperehdytys – mihin kiinnittää huomiota?

Esimerkkitapauksen perehdytysprosessin ongelmista ei pidä syyttää pelkästään etäyhteyttä. Hyvässä perehdytyksessä huomioidaan käytännössä samat asiat, tapahtui se sitten kasvotusten tai etänä. Etäperehdytys vaatii kuitenkin huomion kiinnittämistä erityisesti siihen, että perehdyttäjä on riittävästi läsnä ja että perehdytys on laadukasta.

Näitä vinkkejä kannattaa kokeilla etäperehdytyksessä:

  • Riittävä (etä)läsnäolo. Tämä on tärkeää varsinkin alkuvaiheessa, jotta uudelle työntekijälle tulee huomioitu ja tervetullut olo. Hyödyntäkää videokuvaa ja chattia, ei pelkästään sähköposteja. Tapaamisia kannattaa pitää varsinkin perehdytyksen alkupuolella mieluummin liikaa kuin liian vähän.
  • Proaktiivisuuden mahdollistaminen. Huolehdi, että uudella työntekijällä on kirjallisena selkeät ohjeet siitä, mistä eri tiedot löytyvät. Millaisia listoja, muistilappuja ja ohjeita hänelle voidaan tarjota, jotta hänen olisi mahdollisimman helppo käydä asioita läpi itsenäisesti?
  • Tiheät check upit. Merkitkää ne kalenteriin etukäteen. Lyhyetkin tapaamiset, joissa kysyt uuden työntekijän tunnelmia ja odotuksia, riittävät. Etänä pikkutapaamisia on syytä pitää ehkä useammin kuin kasvotusten.
  • Palaverit koko tiimin kesken. Pitäkää tapaamisia, joissa on työasioiden lisäksi myös  rennompaa esittäytymistä ja tutustumista.
  • Näytön jakaminen. Se on hyvä tapa opastaa ohjelmistojen käyttöä.
  • Itse nauhoitetut opastusvideot. Uusi työntekijä voi palata asioihin aina kun on tarve. Voit esimerkiksi nauhoittaa etäpalaverinne, jossa käyt jotain asiaa työntekijän kanssa läpi ensimmäisen kerran.

    Myös etäperehdytys toimii, kun perehdytyssuunnitelma on yksilöllinen

    Hyvä perehdytyssuunnitelma sopii siihen käyttötarkoitukseen, johon se on suunniteltu. Voit verrata perehdytyssuunnitelmaa karttaan: Jos isommat kokonaisuudet ovat yksityiskohtia oleellisempia, käyttäjälle riittää kartta, jossa on esimerkiksi maiden rajat, ei jokaista kiveä ja kantoa. Tai toisinpäin.

    Perehdyttäjän pitäisi tarjota uudelle työntekijälle käyttötarkoitukseensa sopiva kartta, joka auttaa sekä työntekijää että perehdyttäjää suunnistamaan oikealla polulla. Varsinkin etäperehdytys sujuu usein sitä jouhevammin, mitä paremmin työntekijälle on tarjolla erilaisia välineitä ja ohjeistuksia, joiden avulla hän itse pystyy suunnistamaan. Hänen täytyy siis tietää, mistä löytää minkäkin tiedon ja keneltä kysyä mitäkin asiaa.

    Myös perehdytyksen tavoitteiden pitäisi olla alusta alkaen selvät. Mitä perehdytyksellä haetaan? Kuinka pitkä se on? Mihin organisaatiokulttuuri haluaa kannustaa?

    Jos toiveissa on, että uudesta työntekijästä tulee yritykseen esimerkiksi pitkäaikainen esimies, perehdytyksen tavoite on ehkä ensisijaisesti organisaatiokulttuurin omaksuminen, ei järjestelmien käytön oppiminen.

    Perehdytyssuunnitelmien yleisin haaste on perehdytyksen seuranta. Kun perehdytyssuunnitelma, ihannetapauksessa mahdollisimman yksilöllinen, on olemassa, pitäisi miettiä perehdytyksen seurantaa.

    Kalenteriin kannattaa varata jo etukäteen perehdytyskeskusteluja, jotka jatkuvat tarvittaessa koko perehdytyksen ajan. Kun uusi työntekijä opitaan vähitellen tuntemaan paremmin, suunnitelmaa voi muokata sen mukaan.

    Mitä tehokas perehdytys on parhaimmillaan?

    Parhaimmillaan perehdytys ei ole vain sitä, että organisaatio opastaa, kuinka toimia, vaan myös organisaatio itse toimii perehtyjänä. Uusi työntekijä tuo mukanaan tuoreita näkemyksiä ja katsoo asioita uusin silmin. Organisaatio saa ideoita siitä, kuinka se voisi kehittää toimintaansa ja perehdytysprosessiaan.

    Kun perehdytys on yksilöllistä, organisaatio saa parhaimmillaan sitoutuneen työntekijän, joka viihtyy hyvin ja on motivoitunut.

    Perehdytysprosessista on mahdollista rakentaa yksilöllinen jo sillä, että tietää esimerkiksi työntekijän aiemmasta työkokemuksesta, kiinnostuksenkohteista, persoonallisuuspiirteistä sekä stressin- ja paineensietokyvystä.

    Yksilöllisen perehdytysprosessin rakentamisessa auttaa myös, jos työntekijän motivaatiotekijät ovat selvillä. Jokaisella on täysin yksilöllinen motivaatioprofiili. Motivaatiotekijät saa selville parhaiten motivaatioprofiilin avulla, jonka voi teettää esimerkiksi perehdytyksen tai jo rekrytoinnin aikana.

    Jos motivaatioprofiilin teettäminen ei ole mahdollista, motivaatiotekijöistä saa paljon selville jo sillä, että kysyy. Kysy paljon kysymyksiä, kuuntele vastauksia ja esitä jatkokysymyksiä. Kysy esimerkiksi:

    • Miten koet tämän tilanteen?
    • Mitä odotuksia sinulla on perehdytyksen suhteen?
    • Pidätkö itsenäisestä työskentelystä?
    • Pidätkö selkeistä suunnitelmista vai tilanteen mukaan joustamisesta?
    • Minkälaista tukea toivoisit minulta perehdyttäjänä?

    Pidä myös mielessä, ettei perehdytyssuunnitelmaa ole pakko noudattaa, jos se ei sovikaan henkilölle. Jos suunnitelmaan kuuluu paljon esimerkiksi itseopiskelua ja videoiden katsomista, mutta uusi työntekijä onkin todella sosiaalinen, kannattaisiko hänen tehdä enemmän yhteistyötä muiden kanssa ja antaa mahdollisuus oppia sitä kautta?

    Esimerkki motivaatiosta

    Tässä on esimerkki kolmesta Reiss-motivaatioprofiilin perustarpeesta ja niiden ääripäistä, jotka voi ottaa perehdytyksessä huomioon eri tavoin. Yhteensä perustarpeita on 16, jotka kaikki vaikuttavat yksilölliseen motivaatioon, joten esimerkkien ääripäät eivät kerro kenestäkään kaikkea. Kannattaa myös muistaa, että suurin osa ihmisistä on jossain ääripäiden välissä.

    Uteliaisuus

    Henkilö, jolla on matala uteliaisuuden tarve, on kiinnostunut konkretiasta. Hän on ”tekijätyyppi”, joka haluaa viedä oppimansa asiat käytäntöön mahdollisimman nopeasti.

    Henkilö, jolla on vahva uteliaisuuden tarve, haluaa ymmärtää asiat perin pohjin, analysoida ja pohtia. Hän nauttii älyllisistä haasteista.

    Huomioi perehdytyksessä:

    • Teorian ja itsenäisen opiskelun määrä vs. käytännön tekeminen
    • Kuinka paljon taustatietoa kannattaa tarjota?
    • Milloin kannattaa antaa enemmän vastuuta ja haastavampia tehtäviä?
    • Jos työntekijä on kovin tekijätyyppi, vanhanaikainen ”heitetään syvään päätyyn ja katsotaan, osaako hän uida” -perehdytys voikin olla hänen mielestään varsin innostava. Toki hän tarvitsee myös tukea, ohjeistusta ja esimiehen läsnäoloa.

    Järjestys

    Henkilö, jolla on matala järjestyksen tarve, haluaa joustavuutta ja spontaaniutta sekä vähemmän tiukkoja rakenteita. Suunnitelmien puute ei häntä haittaa.

    Henkilö, jolla on vahva järjestyksen tarve, pitää suunnitelmista sekä arvostaa turvallisuutta ja ennustettavuutta. Hän ei pidä yllättävistä muutoksista.

    Huomioi perehdytyksessä:

    • Kuinka paljon aikaa kannattaa käyttää perehdytyssuunnitelman läpikäyntiin?
    • Muutosten vaikutus keskittymiskykyyn ja kuormittumiseen
    • Kuinka yksityiskohtaisesti asiat kannattaa käydä läpi ensimmäisellä kerralla?

    Hyväksyntä

    Henkilö, jolla on matala hyväksynnän tarve, on itsevarma eikä hae muiden hyväksyntää. Hän pystyy käsittelemään vastoinkäymisiä positiivisemmin kuin muut.

    Henkilö, jolla on vahva hyväksynnän tarve, haluaa välttää muiden torjuntaa ja virheitä. Hän haluaa olla pidetty.

    Huomioi perehdytyksessä:

    • Kannustava palaute ja edistymisen huomiointi
    • Rakentavan palautteen vaikutukset
    • Toivommeko uusia ideoita vai huolellista ohjeiden noudattamista?

    Tämä etäperehdytys voisi sujua paremminkin

    Palataan vielä tämän jutun alun asiantuntijaan. Hänenkin kohdallaan yksilöllinen perehdytyssuunnitelma auttaisi. Myös vuorovaikutuksessa olisi parantamisen varaa:

    ”Etäperehdytyksessä pitäisi olla mieluummin liikaa tapaamisia kuin liian vähän. Jos esimiehen kanssa on tapaaminen kahden viikon välein ja muuten pitää itse ottaa yhteyttä, kun kokee tarvitsevansa, se on liian vähän.”

    ”Perehdyttäjään pitäisi voida olla yhteydessä paljon. Esimerkiksi joka aamu voisi olla palaveri, jossa käydään läpi päivän hommat ja jo sitä, missä mahdollisesti tarvitsee apua.”

    Hänellä on selkeä näkemys siitä, kuinka perehdytysprosessia voisi parantaa sekä hänen kohdallaan että yleisemmälläkin tasolla. Hänellä olisi organisaatiolle kehitysehdotuksia, mutta toistaiseksi ilmapiiri ei ole houkutellut jakamaan niitä.

    ”Jos perehdytykseen kuuluu itsenäisesti opiskeltavia koulutuksia, intran pitäisi olla ajan tasalla. Ei niin, että sinne on jäänyt jotain vanhentunutta. Ja jos on, heti esimiestasolla pitäisi olla tiedossa, mitä koulutuksia pitää suorittaa ja mitä ei, ettei tarvitse kysellä monesta paikasta. Intran pitäisi olla myös looginen. Voisi olla selvä perehdytysosio ja siellä selkeä järjestys sille, mitä milloinkin pitää opiskella.”

    ”Jos koko perehdytyksestä jää epäselvä kuva, se voi kertautua seuraavien uusien työntekijöiden kohdalla. En haluaisi itse tulevaisuudessa mahdollisena perehdyttäjänä sivuuttaa asioita sillä, että tämä nyt on tällaista, omakin perehdytykseni oli sekoilua.”

    Lue seuraavaksi:

    Pakollinen etätyö on mahdollisuus – Hyödynnä motivaatiotekijät ja muokkaa työ tiimillesi sopivammaksi

     

    f ln