Kuinka hyvin hallitset nämä työyhteisötaidot?

Yhteistyöhön perustuvassa organisaatiossa jokaisen työntekijän täysi panos on tärkeä. Jos joku ei hoida tehtäviään, työkuorma siirtyy muiden kannettavaksi. Toki työsuoritustemme taso vaihtelee ajan mittaan ja toisinaan tarvitsemme muiden tukea ja venymistä, mutta pitkäaikainen epätasapaino vastuiden jakautumisessa on myrkkyä mille tahansa työyhteisölle.

Jokaisella työntekijällä on oikeus hyvään ja onnistumista tukevaan työympäristöön. Johdon ja esihenkilön rooli hyvän työyhteisön luomisessa on hyvin tärkeä. Kuitenkin myös jokainen työntekijä vaikuttaa omalla käyttäytymisellään siihen, onko työyhteisö innostava, tukeva ja kannustava. Vai onko se negatiivisuuden noidankehä, joka kuluttaa jäsentensä energiaa, tuottaa pahaa mieltä ja aiheuttaa jatkuvia pettymyksiä?

Hyvä työyhteisö kantaa jäseniään vaikeiden työ- ja elämäntilanteiden yli. Apua saa tarvittaessa, kunhan sitä suostuu itsekin antamaan. Hyvässä työyhteisössä mukaan ei pääse pesiytymään henkilöitä, jotka käyttävät muita siekailematta hyväkseen ja luistavat vastuistaan. Epäoikeudenmukaisuuden kokemus syntyy huonosta esihenkilötyöstä, mutta myös siitä, ettei työntekijöiden vastuusta työtovereitaan kohtaan ole keskusteltu tarpeeksi.

Työyhteisötaidot ovat yhteydessä siihen, millainen tunnelma ja ilmapiiri työyhteisössä on.

”Hyvillä työyhteisötaidoilla pyritään hyvään ilmapiiriin. Hyvä ilmapiiri on yhteydessä työhyvinvointiin ja työhyvinvointi on tutkitusti yhteydessä tuottavuuteen. Ei se siis ole todellakaan mitätön asia, kuinka voimme työpaikalla”, sanoo Työturvallisuuskeskuksen asiantuntija Pirkko Mäkinen Duunitorin haastattelussa.

Hänen mukaansa työyhteisöjen yleisin moka on toisten väärin ymmärtäminen.

”Emme malta aina kuunnella tai kysyäkään, mitä toinen tarkoittaa, vaan teemme omia tulkintoja. SItten huomataan, että itse asiassa eihän asia ole niin kuin tulkitsin toisen sanovan. Ihmiset ovat töissä keskenään ja ymmärtävät välillä toisiaan väärin ja joutuvat konflikteihin. Ja varmasti myös se, että asioista ei keskustella eikä puhuta on myös yksi moka”, hän sanoo Duunitorille.

Mitä työyhteisötaidot ovat?

Työyhteisötaidot tarkoittavat työntekijän kykyä toimia hyvää ilmapiiriä luovana ja ylläpitävänä, vastuullisena, rakentavana sekä tuottavana työyhteisön jäsenenä. Työyhteisötaidot ovat yhtä tärkeitä kaikille työntekijöille riippumatta siitä, mitä työtä tekee tai missä asemassa toimii. Työyhteisötaidot ovat myös osa yrityksen tuloksen tekemistä ja tuottavuutta.

Esimerkiksi näitä ovat työyhteisötaidot:

• Oman ja muiden työntekijöiden roolin ja merkityksen ymmärtäminen työyhteisössä
• Hyvät vuorovaikutustaidot sekä kyky antaa ja vastaanottaa palautetta
• Yhteisten pelisääntöjen merkityksen ymmärtäminen ja riittävä itsensä johtamisen taito
• Taito ratkaista ristiriitoja, kohteliaat käytöstavat ja empaattisuus

Hyvät työyhteisötaidot perustuvat erilaisuuden ymmärtämiseen ja hyväksymiseen, kuitenkin niin, että samalla arvostaa ja kykenee puolustamaan omia arvoja, ajatuksia ja toimintatapoja. Erilaisuuden hahmottamisessa ja ymmärtämisessä auttaa työtovereiden persoonallisuuden, vuorovaikutustavan tai motivaatiotekijöiden tunnistaminen.

Työyhteisötaitoja ei voi ymmärtää irrallaan yksilöistä ja heidän välisistä vuorovaikutuksistaan. Työyhteisöissä asioita täytyy saada aikaiseksi yhdessä.

”Jos puhutaan pelkästään työyhteisötaidoista, se kuulostaa vähän samalta kuin pelaisi jalkapalloa ilman joukkuetta. Työyhteisötaidot tulevat näkyviin ja toteutuvat yhteisessä ympäristössä, jossa ne ovat paitsi yksilöiden yhteisiä taitoja, myös työyhteisön taitoja. Tästä syntyy yhteisvaikuttavuus. Opitaan toimimaan yhdessä ja jokaisella on oma roolinsa ja tehtävänsä. Vuorovaikutus on se, mikä liimaa yhteen”, kertoo sosiaalipsykologi Kaarina Mönkkönen Itä-Suomen yliopiston haastattelussa.

Työyhteisötaidot ovat opittavia taitoja, joissa kehittyy paremmaksi sillä, että ottaa osaa erilaisiin sosiaalisiin tilanteisiin. Tämä vaatii rohkeutta ja sinnikkyyttä toimia oman mukavuusalueen ulkopuolella. Työyhteisötaidot kehittyvät myös omia ajatuksiaan ja omaa toimintaansa tarkkailemalla.

Työelämässä tarvittavia sosiaalisia taitoja on lukuisia. Varsinkin seuraavat työyhteisötaidot ovat yhä tärkeämmässä roolissa:

Ammattimainen vuorovaikutus on avointa, rehellistä ja kannustavaa

Ammattimainen vuorovaikutus on olennainen osa työyhteisötaitoja. Se tarkoittaa kykyä viestiä tehokkaasti erilaisten kohderyhmien kanssa eri tilanteissa ja erilaisilla viestintävälineillä. Hyvät vuorovaikutustaidot ovat esimerkiksi:

• Kykyä keskustella muiden kanssa kunnioittavasti ja kohteliaasti
• Taitoa kuunnella muita ja kysyä tarkentavia kysymyksiä sekä tehdä yhteenvetoja kuulemastaan
• Kykyä viestiä selkeästi erilaisilla välineillä eri tilanteissa
• Kykyä kiteyttää omat viestinsä ymmärrettäviksi ja innostaviksi
• Taitoa tunnistaa ja hallita paitsi sanallinen, myös sanaton viestintä vaikutuksineen
• Taitoa tunnistaa eri kulttuurien vaikutukset viestintään ja kykyä hyvään vuorovaikutukseen erilaisista kulttuureista tulevien ihmisten kanssa

Henkilö, jolla on hyvät työyhteisötaidot, tiedostaa oman vaikutuksensa muihin ja pyrkii luomaan työyhteisöön myönteistä ja kannustavaa ilmapiiriä. Hän muistaa huomioida ja kiittää hyvistä suorituksista, rohkaista sekä kertoa arvostuksestaan muille. Vaikeuksistakin hän puhuu avoimesti sekä pyytää tarvittaessa muilta ymmärrystä ja pitkämielisyyttä.

Omia vuorovaikutustaitojaan voi kehittää, eikä se ole edes kovin vaikeaa. Vaivannäköä ja rohkeutta se kuitenkin vaatii. Avain menestykseen on omien vuorovaikutustapojen tiedostaminen ja sinnikäs harjoittelu. Osaatko tunnistaa, miten oma toimintasi vaikuttaa muihin? Onko puheesi rakentavaa ja haluavatko muut kuunnella sinua? Vai onko sinulla asenteita ja toimintatapoja, jotka estävät viestejäsi vaikuttamasta?

Pienikin panostus omien vuorovaikutustaitojen kehittämiseen antaa usein merkittäviä osaamisetuja muihin työntekijöihin verrattuna. Taitaville viestijöille riittää kysyntää.

Sekä omia että toisten vuorovaikutustapoja voi oppia ymmärtämään paremmin esimerkiksi kehittämämme Minun käyttöohje -harjoituksen avulla.

Anna ja ota vastaan palautetta

Mikään työyhteisö ei kehity täyteen mittaansa ilman palautteen antamisen ja vastaanottamisen kykyä.

Jos palautetta on liian vähän – kuten monesti on – työyhteisön jäsenet eivät totu siihen, että palaute on osa normaalia työkäyttäytymistä. Kun sekä positiivisen että negatiivisen palautteen määrä on pieni, satunnainen palaute aiheuttaa helposti voimakkaita tunnereaktioita. Ne taas estävät palautteen rakentavan käsittelyn ja kehittymisen.

Kiittäminen on yksi vahvimmista tavoista vaikuttaa muiden ihmisten käyttäytymiseen, mutta kummallista kyllä se loistaa edelleen poissaolollaan monessa työyhteisössä. Kun saamme myönteistä palautetta, hyvänolon tunne kasvaa. Mielihyvähormoneista dopamiini tehostaa oppimista ja kannustaa toimimaan, serotoniini taas ehkäisee mielialan laskuja ja lisää yhteenkuuluvuutta. Kiittäminen vahvistaa paitsi palautteen saajan, myös sen antajan hyvinvointia.

Korjaavan palautteen antaminen koetaan usein vielä vaikeammaksi kuin kiittävän, mutta se on olennainen osa työyhteisötaitoja. Korjaava palaute jää kuitenkin usein kokonaan antamatta, koska sekä antaja että saaja ahdistuvat palautetilanteesta.

Kiittäminen vahvistaa paitsi palautteen saajan, myös sen antajan hyvinvointia.

Muista korjaavaa palautetta antaessasi:

• Esitä palaute aina henkilölle, jolle se kuuluu – ei muille
• Esitä palaute kahden kesken
• Älä vertaa toisen käyttäytymistä muiden käyttäytymiseen
• Älä toista itseäsi antaessasi palautetta. Se, mikä on sanottu, on sanottu
• Anna palautetta vain sellaisesta asiasta, johon toinen voi vaikuttaa
• Anna palautetta vain yhdestä asiasta kerralla
• Älä pyydä oikeutettua palautetta anteeksi
• Vältä ironiaa ja sarkasmia
• Vältä sanoja ”aina” ja ”ei koskaan”
• Älä vain kritisoi, vaan muista myös kiittää

Ristiriitojen ratkaiseminen mittaa työyhteisötaidot

Työyhteisössä esiintyy aina sekä eturistiriitoja että erilaisten ajatusten yhteentörmäyksiä. Ristiriidat syntyvät, kun ihmiset ajattelevat, kokevat ja toimivat eri tavalla. Työyhteisötaidot mitataan siinä, kuinka tilanteet hoidetaan.

Täysin ristiriidatonta työyhteisöä ei ole. On korkeintaan tilanteita, joissa emme joko tunnista ristiriitaa, emme halua myöntää sitä tai ohitamme sen. Ristiriidat lähtevät usein liikkeelle huonosta tai liian vähäisestä vuorovaikutuksesta. Ristiriitatilanteiden taustalla on tyypillisesti seuraavia asioita:

• Epäselvät tavoitteet ja työtehtävät
• Kokemukset epätasa-arvoisesta kohtelusta
• Muutostilanteet
• Stressi, kiire ja liiallinen kilpailu
• Kyvyttömyys havaita oman käyttäytymisen vaikutusta muihin
• Eri osapuolten eriävät odotukset ja toiveet, joita ei syystä tai toisesta uskalleta tuoda esiin
• Joustamattomuus ja omien etujen liiallinen ajaminen muiden kustannuksella
• Itsekkyys ja kyvyttömyys huomioida toisten tarpeita
• Kielteinen asenne ja negatiiviset tunteet, kuten kateus ja katkeruus

Kaikki ristiriidat eivät ole haitallisia. Liiallinen pyrkimys konfliktien välttämiseen ei tuota parhaita mahdollisia ratkaisuja. Erilaiset näkökulmat ovat usein hyödyllisiä, kunhan konfliktit osataan kohdata ja ratkaista rakentavasti.

Täysin ristiriidatonta työyhteisöä ei ole.

Niin kutsuttu ratkaisukeskeinen ajattelu voi auttaa, kun olisi päästävä syyttelystä ja ongelmista kohti myönteisiä ratkaisuja. Ratkaisukeskeinen ajattelu perustuu ajatukseen, jonka mukaan ihmisen on aina helpompi aloittaa jotain hyvää kuin lopettaa jotain ikävää.

Usein ajatellaan, että ongelma on jotain, mistä halutaan eroon. Näkökulman vaihtamisella voidaan kuitenkin työstää sitä, mitä halutaan saada aikaan. Mitä jos puhuttaisiinkin siitä, kuinka asioiden halutaan olevan, eikä siitä, mikä on pielessä? Ratkaisukeskeinen lähestymistapa muuttaa hitaasti mutta varmasti työyhteisön kulttuuria ja pohjavirettä myönteiseen suuntaan.

Kokous- ja neuvottelutaidot ovat osa työyhteisötaitoja

Merkittävä osa työajasta kuluu usein erilaisiin palavereihin ja kokouksiin. Taitava työntekijä tulee kokouksiin ajallaan ja hyvin valmistautuneena eikä tuhlaa muiden aikaa turhaan. Hän sitoutuu kokouksen päätöksiin ja on valmis toteuttamaan ne.

Hyvät kokoustaidotkin ovat osa hyviä työyhteisötaitoja. Niihin kuuluu esimerkiksi:

• Asiassa pysymisen taito
• Napakan ilmaisun taito
• Taito ideoida yhdessä muiden osallistujien kanssa
• Kuuntelutaito
• Taito hahmottaa uusia kokonaisuuksia
• Taito tehdä yhteenvetoja ja kiteytyksiä
• Ongelmanratkaisutaidot
• Ristiriitojen käsittely- ja päätöksentekotaidot
• Myönteisen ilmapiirin vahvistamisen taito

Hyvät neuvottelutaidot auttavat niin tehostamaan kokouksia kuin edistämään henkilökohtaisia tavoitteitasikin. Hyvä neuvottelija esimerkiksi:

• Hallitsee vuorovaikutustaidot
• On valmis joustamaan
• On kärsivällinen, pitkäjänteinen ja sitkeä
• Osaa analysoida asioita ja perustella näkökantansa vakuuttavasti
• Osaa kuunnella ja antaa toisille tilaa
• Pystyy mukautumaan erilaisiin tilanteisiin ja toisen asemaan
• Tietää, millaisia neuvottelustrategioita ja -taktiikoita kulloinkin kannattaa käyttää

Verkostoituminenkin on työyhteisötaito

Verkostoituminen muuttuu työelämässä yhä tärkeämmäksi, joten sen merkitys työyhteisötaidoissa korostuu koko ajan. Yhden ihmisen on usein mahdotonta hallita yksin kaikkea työssä tarvittavaa informaatiota ja osaamista. Kannattaakin tuntea ihmisiä, joilta voi tarvittaessa pyytää apua – ja joita auttaa itse.

Parhaimmillaan verkostoituminen on avointa informaation ja kontaktien vaihtoa. Verkostoituminen on vastavuoroista, eli on oltava valmis auttamaan muita, vaikka siitä koituisikin ylimääräistä vaivaa.

Oman verkoston rakentamisessa kannattaa huomioida:

• Tee verkostojen rakentamisesta säännöllistä toimintaa. Pyri esimerkiksi luomaan joka viikko uusi kontakti johonkin ihmiseen, jonka koet kiinnostavaksi.
• Hyödynnä sosiaalista mediaa ammattimaisesti. Pyydä tapaamiasi uusia ihmisiä kontakteiksi ja seuraa ja kommentoi asioita myös heidän sivuillaan.
• Ole kohtelias ja huomaavainen. Kannattaa muistaa, että kirjoitettu teksti vahvistaa yleensä viestien tunnesisältöä.
• Rakenna verkostoasi ammattimaisesti ja ota etukäteen selvää, kenet haluat mukaan verkostoosi. Mitä vaikutusvaltaisempaan henkilöön haluat solmia suhteen, sen harkitummin kannattaa toimia.
• Puhu myönteiseen sävyyn asioista ja ihmisistä.
• Ammatillisessa verkostoitumisessa ei ensisijaisesti ole kyse ystävyyssuhteiden ylläpitämisestä, joten omien verkostojen laatua kannattaa pohtia omien ammatillisten tavoitteiden näkökulmasta. On sallittua poistaa verkostosta sellaisia henkilöitä, jotka vaativat paljon huomiota, mutta eivät tuo sinulle lisäarvoa.
• Vahvista tärkeimpiä kontaktejasi huolehtimalla säännöllisestä yhteydenpidosta. Kyse voi olla lukemasi mielenkiintoisen artikkelin jakamisesta, tapaamisesta tai lyhyestä tervehdyksestä sosiaalisessa mediassa.
• Aloita rohkeasti keskusteluja ja esitä kiinnostavia kysymyksiä. Samalla kun verkostosi vahvistuu, opit uusia asioita ja näkökulmia.Valmistaudu ja tutki asioita etukäteen. Ennen kuin osallistut johonkin tilaisuuteen, selvitä millaisesta tilaisuudesta on kyse, keitä siihen osallistuu ja mikä on järjestävä taho. Tämän pohjalta voit laatia etukäteen listan niistä henkilöistä, joita haluat tavata.

Työyhteisötaidot tulevaisuudessa

Kenelläkään meistä ei ole kristallipalloa ja varmaa tietoa siitä, miltä työelämä näyttää vaikkapa kymmenen tai kahdenkymmenen vuoden päästä. Yhä varmemmalta vaikuttaa kuitenkin, että mitä pidemmälle teknologia kehittyy, sitä merkityksellisempiä hyvät työyhteisötaidot ovat.

”Tutkimus toisensa jälkeen osoittaa, että vaikka teknologia vaikuttaa suoraan moniin työtehtäviin, sillä on epäsuoria vaikutuksia vielä useampiin. Samalla kun matematiikan ja analytiikan osaamisen tarve kasvaa, kasvaa myös inhimillisten taitojen, kuten luovuuden, kriittisen ajattelun, motivoinnin ja neuvottelun tarve”, kirjoittaa World Economic Forumin sivuilla Bernadette Wightman, joka johtaa BT Groupin pankki- ja rahoituspalveluiden yksikköä.

World Economic Forumin sivuilla todetaan myös, että tärkein taito, jota rekrytoivat yritykset tällä hetkellä työnhakijoilta etsivät, on hyvä vuorovaikutustaito. Samaisen lista viiden merkittävimmän taidon joukkoon ovat päässeet myös esimerkiksi asiakaspalvelun taito sekä taito johtaa ihmisiä.

Jokaisen kannattaakin pitää huolta siitä, että paitsi oman alan osaaminen, myös inhimilliset taidot pysyvät varmasti ajan tasalla.

Artikkelia päivitetty 22.9.2023