Toimiva etätiimi – millaista vuorovaikutuksen pitäisi olla ja kuinka paljon on tarpeeksi?

Kun lähitiimistä tulee yllättäen etätiimi muutenkin ahdistavassa tilanteessa, työ voi tuntua vaikealta tai lähes mahdottomalta. Eikä ihme.

Tutkimusten mukaan vain noin 40 prosenttia normaalistikin etänä toimivien tiimien jäsenistä on saanut etätiimityöhön valmentavaa koulutusta. Etätiimityötaitojen puute johtaa helposti osatiimien muodostumiseen etätiimin sisällä ja pahimmillaan näiden väliseen kilpailuun.

Epätoivoon ei kuitenkaan ole syytä: Tutkimukset viittaavat siihen, että virtuaalisilla tiimeilläkin on eväät kehittyä yhtä älykkäiksi kuin samassa toimipaikassa toimivilla tiimeillä. Tiimiälyn kehittymismahdollisuus riippuu viestintävälineistä ja niiden käyttötaidoista.

Sanaton viestintä yleensä kärsii, kun viestinnän työkalut muuttuvat pelkästään virtuaalisiksi. Etätyö vaatii tiimin jäseniltä parempia vuorovaikutustaitoja sekä avointa keskustelua vuorovaikutuksen pelisäännöistä ja erilaisten viestien merkityksestä.

Etänä toimiminen voi toisaalta auttaakin tiimin jäseniä saamaan äänensä kuuluville. Introvertit voivat olla taitavia kirjoittajia ja ilmaista itseään mieluummin kirjallisesti kuin kasvokkain. Etätiimi voi auttaa heitä saamaan mielipiteensä paremmin esiin.

Koska etätiimin vuorovaikutus painottuu yleensä enemmän kirjalliseen viestintään, mielipiteet ilmaistaan usein harkitummin ja täsmällisemmin. Usein myös viestien sisältöä ja kirjoittajan asiantuntemusta arvostetaan sähköisessä viestinnässä enemmän kuin puheessa, jossa retoriset taidot saattavat ohittaa puheen sisällön ansiot.

Etätiimin johtaminen

Gallup nostaa esiin kolme yleisintä asiaa, joissa etätiimin vetäjillä on vaikeuksia:

  • Yksilöllistäminen. Toimistossa on helpompi asettaa kaikille samat säännöt, mutta etäarjessa täytyy ottaa tarkemmin huomioon myös yksilölliset elämäntilanteet. Esimiesten täytyy päättää, milloin tarvitaan sääntöjä ja milloin joustonvaraa on enemmän, jotta työntekijöillä olisi mahdollisuus antaa työlleen se paras panostus, jonka hän tässä tilanteessa pystyy antamaan.
  • Kommunikaatio. Tiiminvetäjän voi olla hyvä kommunikoida tiimin jäsenten kanssa useita eri kanavia pitkin, jotta odotukset ja prioriteetit olisivat selvät. Pelkät sähköpostit voivat vaikuttaa tylyiltä, kun kasvokkaiset tapaamiset eivät ole enää pehmentämässä niitä. Ilman videoyhteyttä käydyt neuvottelut voivat jättää jotain oleellista huomaamatta.
  • Vastuullisuus. On tärkeää, että tiimin jäsenet ymmärtävät työnsä merkityksen, vaikka se tehtäisiinkin etänä. Apuna voi esimerkiksi käyttää erilaisia sähköisiä työkaluja, jotka pitävät kaikkien huomion tärkeimmissä asioissa. Onhan jokaiselle tiimin jäsenelle varmasti selvää, mitä yhteiset tavoitteet ovat?

Etätiimin vetäjältä edellytetäänkin sekä osaamista että vahvaa sitoutumista tehtäväänsä. Hänen on huolehdittava erityisesti näistä asioista:

  • Kaikilla tiimin jäsenillä on selkeä käsitys yhteisistä päämääristä
  • Jokaisella tiimin jäsenellä on etätiimityön vaatimat yhteistyötaidot
  • Tiimin prosessit ja järjestelmät mahdollistavat tehokkaan yhteistyön
  • Koko tiimi on sitoutunut yhteisten päämäärien tavoitteluun

Yhteisesti jaettu vahva missio ja visio tiimin tavoitetilasta auttavat kohdentamaan jäsenten voimavarat tehokkaasti. Koska tiimivalmentajalla on etätiimissä rajoitetumpi mahdollisuus perinteiseen tavoite-seuranta-reaktio -johtamiseen, vetovoimatekijöiden vahvistamiseen on panostettava enemmän. Mitä vahvempi yhteinen visio tiimillä on, sen helpompi sen jäsenten on ponnistella yhteisten tavoitteiden eteen.

etätiimin tavoitteet

Etätiimissä yhteisen strategian ja toimintatapojen syventäminen voi olla haastavaa. Jos kuitenkin onnistut saamaan tiimin jäsenet tavoittelemaan yhteistä visiota, sinun ei tarvitse pelkästään ”vetää” tiimiä perinteiseen tapaan.

Selkeät yhteiset toimintatavat ovat välttämättömiä työn laadun varmistamiseksi ja seurannan mahdollistamiseksi. Etätiimin on kehitettävä toimivat yhteiset vuorovaikutustavat, jotka palvelevat sekä tiimin yhteisiä että yksittäisten jäsenten erilaisia viestintätarpeita. Tieto ei etätiimeissä liiku ”vahingossa” kahvihuoneissa ja käytävillä, joten vuorovaikutuksen toimivuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota.

Miten rakentaa yhtenäinen etätiimi?

Lyhyitä aamukokouksia, virtuaalisia kahvitaukoja, päivän lounas-/asu-/työpistegallerioita, päivän videoita, after workeja videon välityksellä, leffa- ja peli-iltoja tiimin kesken etänä… Eri organisaatiot eri puolilla maailmaa ovat kehittäneet tapoja säilyttää yhteisöllisyys. Hauskoja ideoita kaikki, mutta todellisuudessa virtuaaliset kahvihetket muuttuvat herkästi vaivaantuneen hiljaisuuden täyttämiksi ja videoiden katselu turhauttavaksi ajanhukaksi, jos ihmiset eivät koe sitä hyödylliseksi.

Kuinka säilyttää tiimin yhtenäisyys ilman, että keinot tuntuvat päälle liimatulta turhuudelta? Kannattaa kysyä tiimin jäseniltä, mitä he toivovat. Organisaatiot, tiimit ja niiden jäsenet ovat erilaisia. Etäkahvitauot voivat olla toisille henkireikä siinä missä aiheuttavat toiselle vain ahdistusta.

Yleensä etätiimeille on kuitenkin hyödyksi pitää lyhyitä kokouksia usein. Pieni päivittäinen palaveri piristää ja pitää koko tiimin kartalla siitä, missä mennään. Jos juttu alkaa herkästi rönsyillä ja palaveria on hankala pitää lyhyenä, Forbesin kokouksen malliagenda voi auttaa pitämään pakan kasassa:

  • Kuulumiset yhdellä sanalla: Jokainen tiimin jäsen kertoo yhdellä sanalla sen hetkisistä tuntemuksistaan.
  • Mikä toimii/mikä ei toimi: Jokainen tiimin jäsen kertoo, mikä menee sillä hetkellä hyvin ja mikä ei. Tiiminvetäjä pitää huolta siitä, ettei huomio käänny liikaa negatiivisiin asioihin, vaan myös onnistumiset nousevat esiin.
  • Prioriteetit: mitkä ovat ne tiimin kaikkein päällimmäiset asiat, joihin huomio tulisi kiinnittää?
  • Huhupuhe: onko joku tiimin jäsenistä kuullut esimerkiksi muilta tiimeiltä tai asiakkailta jotain, johon kannattaisi kiinnittää huomiota ja joka voi vaikuttaa tiimin toimintaan myöhemmin?
  • Tiimin pelisäännöt: jos tiimin toiminnalle on luotu yhteiset pelisäännöt, kannattaa tarkistaa, kuinka ne toimivat.
  • Huumorihetki: pieni huumori tuo positiivista energiaa ja yhteisöllisyyden tunnetta.

Näin toimii Brikin etätiimi

Koska tiimivalmennus kuuluu Brikin erikoisalaan, meidän pitäisi osata viedä omia oppejamme käytäntöönkin. Selvitimme, kuinka kahdeksan hengen tiimimme kokee yhteistyön näin lähes kahden kuukauden eristyksissä olon jälkeen.

Tiimityö tuntuu toimivan olosuhteisiin nähden hyvin:

”Voimme kiittää omatoimista porukkaa. Vastuuta otetaan ja muutenkin kaikki vaikuttavat hyvin sitoutuneilta.”

”En ole kokenut tilanteen vaikuttavan negatiivisesti. Ehkä osittain jopa päinvastoin.”

Kiitosta sai erityisesti yhteydenpito. Tapaamme kerran päivästä lyhyesti Zoomin välityksellä (jossa kaikilla on kamerat päällä). Kerran viikossa pidämme pidemmän kokouksen, kuten ennen etäaikojakin. Myös Slack-kanavat käyvät kuumina.

”Zoom-palaverit päivittäin ovat erittäin tärkeitä yhteisöllisyyden ylläpitämisen kannalta, vaikka joskus tuntuvatkin vain höpöttelyltä.”

Erityismaininnan sai luottamus:

”Itse luotan, että muut hoitavat hommia ja näkyyhän se. Koen myös, että itseeni luotetaan.”

”Vastuunottoa, sitoutumista ja huumoriakin löytyy vaikeiden aikojen keskellä. Sovitut asiat hoidetaan ja energiaakin tuntuu löytyvän jopa inspiroitumiseen.”

”Kaikki tulevat vastaan ja auttavat toisiaan tarvittaessa.”

Haastavaksi koettiin spontaaneiden keskusteluiden puuttuminen.

”Yhdessä kehittäminen jää vähäisemmäksi. Syvällisemmät keskustelut jäävät vähäisiksi.”

”Vaikeinta on luonnollisesti aidon yhteisöllisyyden ja tietyn säännöllisyyden puuttuminen. Lisäksi tiimin näkökulmasta tällä hetkellä työtehtävien epätasapuolinen jakautuminen.”

Suurimmat haasteet ovat monilla tiimimme jäsenillä nyt muualla kuin työasioissa, kun kotona häärii lapsia, puolisoita ja nelijalkaisia, jotka purkavat hämmennystään ihmisten jatkuvasta kotonaolosta esimerkiksi omatoimiseen puutarhanhoitoon.

Jos eristys kestäisi kauemmin kuin muutaman kuukauden, yhteisiä juttuja voisi monen mielestä lisätä, mutta tällä hetkellä päivittäiset pikkupalaverit tuntuvat riittävän. Kun aika on muutenkin kortilla, ylimääräiset kahvitauko-zoomit toisivat Brikin tiimille luultavasti vain lisästressiä:

”Omakohtaisesti ajateltuna toisi lisähaasteita arkeen. Nämä kaikki olisi tosi kivoja jos pystyisin delegoimaan lastenhoitoa.”

”Joku päivän kuva kotitoimistolta -juttu voisi olla kiva idea kyllä. Mutta tarviiko niitäkään väkisin keksiä kun tämä on kuitenkin väliaikaista.”

”Ei haittaisi vaikka joku laittaisi lisää kuulumisia tai hauskoja kuvia Slackiin, mutta ilmankin pärjää hyvin.”

Eniten kaipaamme rutiineja ja kohtaamisia kasvokkain sekä tietysti varsinaista työtämme:

”Asiakaskontakteja ja valmennuksia. Sitä tunnetta, kun saa valmennuspäivän pulkkaan ja osallistujat ovat tyytyväisiä. Eli oikeastaan juuri sitä, miksi tätä työtä teen.”

”Kaipaan ihmisten kanssa keskustelua vapaammin ja ajatusten pallottelua työkavereiden kesken. Myös kotona oleminen alkaa pikkuhiljaa kyllästyttää ja käydä raskaaksi.”

”Taukoa kotona olemiseen, taukoa lapsiin, itse työn tekemistä, kehittäviä keskusteluja, itsensä kehittämistä, säännöllisyyttä, rakennetta… Oikeastaan kaikkea työssä.”

Tilanne ei siis ole ideaali Brikinkään tiimin kannalta, vaikka tiimityö tuntuu sujuvan etänäkin. Mutta ei mitään niin huonoa, etteikö jotain hyvääkin:

”Meillä oli talvella melkoinen kehitysbuumi ja tuli paljon uusia juttuja. Tavallaan koronakriisi auttaa sulattelemaan asioita ja laittamaan niitä tärkeysjärjestykseen. Voi olla, että rauhoittuminen on meille vain hyväksi.”

Jokainen tiimi on omanlaisensa

Yhdessä etätiimissä yhteisille hetkille on paljon suurempi tarve. Toisessa taas vuorovaikutus toimisi paremmin, jos se olisi erilaista. Oleellista on keskustella asiasta koko tiimin kesken ja kokeilla rohkeasti uusia tapoja, jos nykyinen ei toimi.

Oli etätiimityössä parannettavaa tai ei, onneksi kuitenkin on tiimi. Ainakin jotain tuttua on jäljellä vanhasta normaalista luomassa toivoa siitä, että uudenkin normaalin aika tulee vielä.

Lue seuraavaksi:

Pakollinen etätyö on mahdollisuus – Hyödynnä motivaatiotekijät ja muokkaa työ tiimillesi sopivammaksi

     

    f ln

    (Ilmainen opas)

    Tiimiflow – Opas huipputiimin kehittämiseen

    Kattava Tiimiflow -oppaamme sisältää runsaasti käytännönläheisiä vinkkejä ja harjoituksia tiimisi kehittämisen tueksi.

    Tilaa uutiskirjeemme, niin saat linkin oppaaseen.