Jämäkkä johtaminen hyödyttää koko tiimiä – Uskallatko antaa riittävästi varoituksia?

Jämäkkä johtaminen tarkoittaa suoraviivaista ja ennustettavaa toimintaa sekä ennen kaikkea rohkeutta puuttua, jos sovittuja pelisääntöjä ei noudateta tai organisaation toimintaa vahingoitetaan muuten.

Jämäkkä johtaminen on myös työntekijöiden etu. Se edistää asetettujen tavoitteiden saavuttamista työntekijöiden työssä onnistumisen edellytyksiä vahvistamalla. Työsopimuslaki antaa esimiehelle laajan oikeuden johtaa työtä ja sen tekemisen tapoja (direktio-oikeus).

Esimiehet eivät kuitenkaan aina käytä työnjohto-oikeuttaan täysimääräisesti. Tähän on monia syitä, joista merkittävin on nähdäkseni se, että esimiehet ovat epätietoisia oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan. Lisäksi he käyttävät suuren osan työajastaan muuhun kuin esimiestehtävien suorittamiseen, jolloin esimerkiksi mahdollisuudet toiminnan seuraamiseen heikkenevät.

Esimiehen vastuu kiristyy

Esimiesten vastuut ovat kiristyneet monella rintamalla viime vuosina, mikä on kasvattanut myös jämäkän johtamisen tarvetta.

Kilpailun kiristyessä esimiehen toiminnallinen ja taloudellinen vastuu kasvaa. Samalla esimiehiin kohdistuu odotuksia organisaation toimintaa ja henkilöstöä koskevien muutosten nopeasta implementoinnista. Myös esimiesasemaan liittyvä juridinen vastuu on korostunut esimerkiksi työkyvyn ylläpitämisen, tietosuojan ja tasapuolisen kohtelun osalta.

On ilmeistä, että tämä johtaa vähitellen aiempaa ammattimaisempaan esimiestyöhön. Esimiestyön ammattimaistumisen myötä taas kasvavat työntekijöille asetettavat vaatimukset. Tämä kehitys heijastuu työntekijöiden työelämätaitoihin; niitä koskeviin vaatimuksiin ja työntekijöiden laadullisen toiminnan seurantaan ja kehittämiseen. Kehä sulkeutuu, kun työntekijöiden paremmat työyhteisötaidot asettavat uusia laatuvaatimuksia esimiesten toiminnalle.

Esimiestyön ammattimaistuminen ilmenee johtamisen jämäköitymisenä. Jämäkkyys merkitsee johtamistyön systemaattisuutta ja pitkäjänteisyyttä sekä rohkeutta käyttää esimiehen työnjohto-oikeutta täysimääräisesti.

Jämäkkä esimies on tietoinen päämääristään ja tuntee työnlainsäädännön sekä esimiehen oikeuksien että vastuiden ja velvollisuuksien osalta. Menestyäkseen esimiehen on kuitenkin osattava toimia haastavissakin tilanteissa ratkaisukeskeisesti, hallittava assertatiivinen puhe- ja toimintatyyli sekä varattava riittävästi aikaa johtamistehtävien laadukkaaseen suorittamiseen. Jämäkkä esimies ei väistä konflikteja, mutta pyrkii ratkaisemaan ne myönteisessä hengessä yhdessä työntekijöiden kanssa.

Jämäkkä puuttumisprosessi

Mitä systemaattisemmin esimies noudattaa jämäkkää puuttumisprosessia, sen tehokkaampaa hänen johtamisensa on.

Täsmälliset tavoitteet sekä niiden systemaattinen ja riittävän tiheä seuranta luovat pohjan johtamiselle. Ammattimainen työskentely edellyttää täsmällisiä työlle asetettuja tavoitteita. Erityisesti asiantuntijatehtävissä tapaa kuitenkin usein henkilöitä, joilla ei ole selkeitä henkilökohtaisia tavoitteita. Miten tällaista toimintaa voidaan tehokkaasti johtaa?

Pelisäännöt kertovat työyhteisön jäsenille, miten työtä tulee tehdä ja miten työyhteisössä toimitaan. Pelisäännöt voivat koskea paitsi työn tekemisen tapoja, myös esimerkiksi yhteistyötä, ongelmien ratkaisemista ja toiminnan kehittämistä. Pelisääntöjä laaditaan työyhteisöissä tietoisesti, mutta niitä syntyy myös spontaanisti.

Pelisääntöjen rinnalla voidaan puhua myös erilaisista käytänteistä. Osa niistä on työn tekemisen kannalta myönteisiä, mutta työpaikoilta löytyy myös sellaisia käytänteitä, jotka heikentävät toiminnan tehokkuutta. Nämä ovat usein syntyneet lepsun esimiestyön vuoksi.

Tehokas systemaattinen seuranta on jämäkän johtamisen edellytys. Seurantaa tehdään usein erilaisten systeemien avulla, esimerkiksi CRM-järjestelmien, työaikaseurannan ja sairauspoissaolojen seurannan. Näiden lisäksi tarvitaan kuitenkin myös esimiehen riittävää läsnäoloa, sillä monia toiminnan laadullisia ulottuvuuksia on vaikea mitata numeerisesti.

Läsnäolollaan esimies täydentää seurantajärjestelmien numeerista informaatiota ja pystyy parhaimmillaan havaitsemaan myös organisaatiossa välittyvää hiljaista tietoa. Tässäkin yhteydessä on syytä huomioida, että vain murto-osa ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta tapahtuu sanojen välityksellä.

Etätyö ei vähennä esimiehen velvollisuutta olla kartalla siitä, mitä omassa tiimissä on meneillään, vaan pikemminkin korostaa seurannan merkitystä.

Jämäkkä johtaminen palautteen avulla

Palaute keskustelun muodossa tai sähköisesti on tärkein osa esimiehen johtamistyötä.  Palautteen antaminen on ainoa tapa johtaa sen jälkeen, kun tavoitteet on asetettu ja pelisäännöt määritelty. Mitä nopeammin esimies kiittää hyvästä suorituksesta tai puuttuu ei-toivottuun toimintaan, sen helpommin ongelmatilanteet yleensä ratkeavat.

Jos esimies antaa työntekijän jatkaa ei-toivottua käytöstään senkin jälkeen, kun on siitä kuullut, hän antaa käytökselle hiljaisen hyväksyntänsä. Tämä vaikuttaa sekä kyseisen työntekijän toimintaan että työyhteisöön laajemminkin.

Usein moni huonosti käyttäytynyt työntekijä väittää, ettei ole tiedostanut haitallista käytöstään, koska hänelle ei ole siitä aikaisemmin huomautettu. Jos kyse on siitä, ettei esimies ole uskaltanut puuttua ongelmaan, hän on laiminlyönyt esimiehen työtehtäviään. Pahimmillaan siitä saattaa seurata jopa rikosoikeudellinen vastuu.

Ei-toivottuun käytökseen puuttuminen on usein haastavaa, mutta kuitenkin lähtökohtaisesti myönteistä toimintaa. Jämäkän puuttumisen tarkoituksena on palauttaa ei-toivottu käytös linjaan tiimin edun ja sovittujen pelisääntöjen kanssa. Puuttuminen pitää tehdä mahdollisimman aikaisin siksi, että työntekijä voi korjata huonoa käytöstään ennen kuin se aiheuttaa korjaamatonta vahinkoa työntekijälle itselleen, koko työyhteisölle sekä sen ihmissuhteille.

Johtamisen systemaattisuuden varmistamiseksi ja esimiehen oman selustan turvaamiseksi vakavammista puuttumistilanteista kannattaa aina tehdä huolelliset muistiinpanot, joissa käy ilmi puuttumisen syy, ajankohta sekä sovitut korjaustoimenpiteet. Tämä helpottaa asioiden eteenpäin viemistä, jos ei-toivottu käytös jatkuu. Dokumentaatio auttaa esimiestä todentamaan tehdyt toimenpiteet ja sovitut asiat jälkikäteen.

Jos työntekijän käytös on erityisen haitallista tai toistuvaa, esimiehen kannattaa antaa rohkeasti varoitus irtisanomisuhkalla.

Varoituksella esimies asettaa työntekijälle selkeät rajat ja ilmoittaa, ettei tietty käytös ole hyväksyttävää, vaan johtaa jatkuessaan työsuhteen päättämiseen.

Varoituksen antaminen on myönteinen teko, kunhan se annetaan riittävän ajoissa. Varoitus on annettava niin aikaisin, että sen saanut henkilö pystyy vielä muuttamaan huonoa käytöstään ja palaamaan täysipainoiseksi tiimin jäseneksi. Varoituksen antamisen lykkääminen jonkinlaisessa armon puuskassa kääntyy usein sekä varoituksen antajaa että sen saajaa vastaan, sillä pitkittyessään huono käytös pyrkii vahvistumaan ja saa aikaan lisävahinkoa tiimille.

Jos tiimin jäsenen toiminta ei varoituksenkaan jälkeen korjaannu, esimiehen velvollisuutena on päättää työsuhde joko irtisanomalla tai tietyissä erityisen törkeissä tilanteissa purkamalla se päättyväksi välittömästi. Tätäkään ei kannata pelätä ja lykätä liian pitkälle, sillä esimies on vastuussa koko henkilöstönsä toimintakyvystä ja hänen velvollisuutensa on puuttua asiaan, jos joku työntekijä haittaa merkittävästi muiden menestymistä.

Millaiseen käyttäytymiseen esimiehen pitää puuttua?

Puuttuminen on usein helpompaa silloin, kun työntekijä ei kykene saavuttamaan asetettuja tavoitteita ja vahingoittaa esimerkiksi asiakassuhteita. Usein myös erilaiset epärehelliseen toimintaan liittyvät tilanteet ovat esimiehen kannalta helpompia.

Monet ongelmat ovat kuitenkin luonteeltaan sellaisia, ettei niiden todentaminen ole aina kovin yksinkertaista. Tämän vuoksi organisaatioissa sallitaan epäasiallinen käytös ja suoranainen muiden työntekijöiden kiusaaminen usein jopa hämmästyttävän pitkään.  Tämä ei kuitenkaan ole sallittua ja jämäkkä esimies puuttuu aktiivisesti myös esimerkiksi:

  • Yhteistyökyvyttömyyteen
  • Leipääntymiseen
  • Negatiiviseen asenteeseen
  • Haluttomuuteen kehittyä ja kehittää
  • Epäasialliseen käytökseen muita työyhteisön jäseniä kohtaan

Jotkut työntekijät ovat onnistuneet raivaamaan itselleen sellaisia vapauksia, jotka laajemmin tarkasteltuna heikentävät muiden työntekijöiden onnistumisen mahdollisuuksia ja työhyvinvointia. Usein he ovat tai kokevat olevansa korvaamattomia avainhenkilöitä. Jos esimies ei puutu tällaiseen käytökseen, hän hyväksyy kierteen, joka todennäköisesti vain vahvistaa ei-toivottua käytöstä.

Mitä kauemmin negatiivinen käytös sallitaan, sitä vaikeampaa siihen on jatkossa puuttua. Esimiehen on syytä muistaa, että jokaisella työntekijällä on oikeus työssä onnistumisen edellytyksiin ja työhyvinvointiin.

Jämäkkä johtaminen – puuttumisen polku

Puuttuessasi ei-toivottuun käyttäytymiseen voit edetä seuraavaa polkua:

1. Pohdi huolellisesti hankalaksi kokemasi työntekijän todellista tuottavuutta vertaamalla hänen työnsä tuloksia siihen vaikutukseen, joka hänen toiminnallaan on muihin työntekijöihin. Varsin usein huomaamme hyväksyneemme pitkäänkin toimintaa, jonka kokonaisvaikutus koko organisaation tasolla on negatiivinen.

2. Ota kielteinen käytös ja sen vaikutukset muiden työntekijöiden toimintaedellytyksiin rohkeasti puheeksi. Kysy työntekijältä suoraan, onko käyttäytyminen todella sellaista, jota hän haluaa levittää toimintaympäristöönsä. Muistuta myös, että jokainen työntekijä on osaltaan vastuussa hyvän työympäristön luomisesta.

3. Pyydä henkilöltä ehdotuksia tavoista, joilla hän aikoo muuttaa käyttäytymistään rakentavammaksi.

4. Kehitä tapoja seurata kyseisen henkilön toiminnan muuttumista. Sopikaa valmiiksi ajankohta, jolloin arvioitte yhdessä käyttäytymisen muuttumista.

5. Jos henkilö ei suostu keskustelemaan asiasta, sinulla on oikeus antaa hänelle varoitus irtisanomisuhkalla. Muista, että olet turvaamassa muiden työntekijöiden työrauhaa ja täyttämässä lakisääteistä velvollisuuttasi esimiehenä. Kenelläkään ei ole oikeutta loukata muiden työrauhaa, kokivatpa he itsensä miten tärkeiksi ja korvaamattomiksi tahansa.

On inhimillistä, että esimies pyrkii välttelemään haastavia johtamistilanteita. Jämäkän johtamisen puute aiheuttaa organisaatiossa kuitenkin monenlaisia pitkään vaikuttavia ongelmia. Esimies, joka väistää vaikeita vuorovaikutustilanteita, joutuu yleensä kohtaamaan ne uudelleen tilanteen vaikeuduttua entisestään.

Lue seuraavaksi:

Heikosti hoidettu johtaminen voi viedä oikeuteen asti – Mitä esimiehen pitää ottaa huomioon, asianajaja Maisa Nikkola?

f ln