Hyvä perehdytyssuunnitelma on organisaation näköinen ja muokattavissa – lataa mallipohja

Onnistuneessa perehdytyksessä on huomioitu sekä organisaation että työntekijän yksilölliset tarpeet. Perehdytyssuunnitelma auttaa varmistamaan, että kaikki tarvittava tulee käytyä läpi. Hyvä perehdytyssuunnitelma on organisaation näköinen ja yksilöllisesti muokattavissa.

Perehdytyssuunnitelma tukee käytännön työtä ja varmistaa perehdytysten tasalaatuisuuden. Siinä tulisi olla selkeästi esitettynä ainakin ne asiat, jotka täytyy käydä läpi jokaisen uuden työntekijän kanssa. Nyrkkisääntö on, että mitä suurempi organisaatio, sitä kannattavampaa on olla jonkinlainen etukäteen suunniteltu tapa toteuttaa ja seurata perehdytystä.

Voit käyttää hyödyksi laatimaani perehdytyssuunnitelmamallia, joka auttaa perehdytyksen eri osa-alueiden tunnistamisessa ja seurannassa. Voit vapaasti muokata suunnitelmaa vastaamaan oman organisaatiosi tarpeita.

Kun perehdytystä suunnitellaan, aivan ensimmäiseksi on olennaista selvittää, mitkä perehdytyksen tavoitteet ovat. Kun ne ovat tiedossa, voi alkaa laatia perehdytyssuunnitelmaa. Organisaatio voi määritellä etukäteen yleisen perehdytyssuunnitelman, vaikka onnistunut perehdytysprosessi vaihteleekin aina tehtävä- ja yksilökohtaisesti.

Perehdytyssuunnitelma vastaa viiteen kysymykseen

Hyvä perehdytyssuunnitelma määrittelee viisi avainkohtaa:

KUKA on vastuussa kyseisen tehtävän opastamisesta perehdytettävälle tai siitä, että asia tulee hoidetuksi? Esimies on kyllä aina vastuussa riittävästä perehdytyksestä, mutta hän voi delegoida sen osa-alueita eteenpäin.

Vastuunjako täytyy kuitenkin olla selvä, jotta ei ole epätietoisuutta siitä, kenen pitäisi opastaa mikäkin työn osa-alue. Epäselvä delegointi aiheuttaa päällekkäistä ja ylimääräistä työtä. Jotkin työhön kuuluvat asiat taas voivat jäädä liian vähälle huomiolle, jos vastuuhenkilön valinta ei ole selvä.

Vastuita jaettaessa on otettava huomioon resurssien riittävyys: Onko perehdyttäjille varattu tarpeeksi aikaa tehtäväänsä? Ovatko muut työntekijät tietoisia siitä, että perehdytys vie perehdyttäjän työaikaa, eikä hän ole tavalliseen tapaan saatavilla?

Kaikkien perehdyttäjien valmentaminen kannattaa, jotta perehdytysprosessi saadaan varmasti vietyä suunnitelmasta käytäntöön asti.

MITÄ asioita uuden työntekijän kanssa on hyvä käydä läpi? Esimerkiksi mitä tehtäviä, toimintatapoja, pelisääntöjä, järjestelmiä ja laitteita perehdytyksessä täytyy käsitellä?

Suunnitelmaan tulisi kirjata kaikki asiat, jotka työntekijän tulee oppia uudessa työssään ja jotka ovat etukäteen selvillä. Tarkistuslistat auttavat perehdyttäjää ja perehdytyksen tasalaatuisuus on varmempaa.

MILLOIN mikäkin asia käydään läpi ja kuinka kauan tietty vaihe arviolta kestää? Milloin tehtävä on mahdollista aloittaa ja lopettaa? Mitkä ovat eri tehtävien väliset riippuvuussuhteet, eli miten tehtävien sisältö vaikuttaa niiden suositeltavaan järjestykseen? Missä järjestyksessä asiat voidaan käsitellä ja mikä järjestys on oppimisen kannalta paras mahdollinen?

Aikatauluarvio voi olla vain karkea. Koskaan ei voi täysin ennakoida sitä, kuinka kauan uudella työntekijällä menee asioiden omaksumiseen tai miten ympäristö vaikuttaa aikatauluun. Perehdytyssuunnitelman ideana on, että sitä seurataan, mutta myös päivitetään jatkuvasti perehdytyksen edetessä.

MITEN perehdytys toteutetaan käytännössä? Mahdollisuuksia on rajattomasti, esimerkiksi:

  • koulutustilaisuudet
  • käytännön tekeminen
  • keskustelu esimiehen/​perehdyttäjän kanssa
  • keskustelu tiimin kesken tai kollegan kanssa
  • ryhmätyöskentely
  • itsenäinen opiskelu
  • verkkokurssit
  • webinaarit ja videot
  • pelit

KENELLE perehdytys on suunnattu? Miten jokaisen uuden työntekijän yksilölliset ominaisuudet saadaan huomioitua? Miten prosessin avulla mahdollistetaan yksilöllinen ja joustava perehdytys?

Lukkoon lyöty ja joustamaton prosessi ei palvele kumpaakaan osapuolta. Perehdytyksen suunnittelussa on hyvä määrittää, kuinka paljon uudelta työntekijältä vaaditaan oma-aloitteisuutta perehdytyksen suhteen. Näin työntekijän vastuuseen kuuluvat asiat voidaan ottaa puheeksi jo riittävän aikaisessa vaiheessa.

Työntekijän itse laatima perehdytyssuunnitelma?

Perehdytyssuunnitelman laatimisessa ja perehdytyksen sisällön kehittämisessä voi hyvin kokeilla uusia ja erikoisiakin ideoita. Vain siten voidaan tietää, mikä toimii ja mikä ei. Mikään ei estä toteuttamasta uusia ideoita pienessä mittakaavassa seuraten samalla, kuinka hyvin idea toimii. Jos se ei toimi, voi siirtyä seuraavaan kokeiluun. Todennäköisesti vastaan tulee myös niitä ideoita, jotka sopivat loistavasti organisaation kulttuuriin ja tukevat kehittymistä aidosti.

Uuden työntekijän vastuuta voidaan korostaa sillä, että työntekijä saa laatia oman perehdytyssuunnitelmansa. Tällöin hän pääsee itse miettimään, millaista tukea tarvitsee ja mitkä näkee perehdytyksen kannalta tärkeimpinä asioina. Näin perehdytyksestä saadaan varmasti yksilöllinen ja kyseisen työntekijän motivaatiota sekä tarpeita tukeva prosessi. Toki yhteisistä tavoitteista on hyvä keskustella ennen kuin työntekijä alkaa laatia perehdytyssuunnitelmaa.

Muitakin mahdollisuuksia suunnitelman tekemiseen on rajattomasti. Erityisesti virtuaaliset ympäristöt mahdollistavat uudenlaisten opetusmuotojen tuomisen myös perehdytykseen. Esimerkiksi verkko-opiskelu tai videotallenteet tuovat lisää joustavuutta ja tehokkuutta perehdytykseen, jos uusia työntekijöitä tulee tiuhaan tahtiin.

Verkko-opiskelu on osoittautunut hyödylliseksi varsinkin viime aikoina, kun monen uuden työntekijän kohdalla perehdytyskin on tapahtunut täysin etänä. Erilaisia verkko-opiskelualustoja voidaan kehittää alusta asti organisaation sisällä, tai valmiita verkkokursseja voidaan ostaa ulkopuoliselta taholta. Virtuaalisia tapoja hyödynnettäessä on kuitenkin tärkeä muistaa, että ne eivät koskaan korvaa aitoa kohtaamista ja vuorovaikutusta. Virtuaaliset tavat voivat olla apuväline muiden toimintojen ohella.

Etäperehdytyskin onnistuu, kunhan se on suunniteltu riittävän hyvin. Huomiota kannattaa kiinnittää erityisesti siihen, että perehdyttäjä on riittävästi läsnä vaikkapa videoyhteyden välityksellä, ja että perehdytys on riittävän laadukasta.

perehdytysohje

Erilaisia perehdytystapoja

Perehdytettävien työntekijöiden yhteistyö on mahdollista silloin, kun organisaatiossa aloittaa useampi uusi työntekijä samaan aikaan. Vertaistuki on hyvin arvokasta. Työntekijät pystyvät käsittelemään keskenään perehdytykseen liittyviä asioita ja voivat sparrata toisiaan.

Perehdytyksessä on siis hyvä huomioida, millaisia mahdollisuuksia yhteiseen työskentelyyn työntekijöille halutaan tarjota. Sopisiko kulttuuriinne perehdytettävien kesken esimerkiksi rennot viikoittaiset tapaamiset tai teemalounaat? Minkälaisia yhteisiä workshoppeja tai koulutuksia heille voidaan tarjota? Miten perehdytettävien yhteistyö mahdollistetaan arjessa?

Prosessin auki piirtäminen auttaa kehittämään perehdytysprosessia. Perehdytettävien tuore näkemys perehdytysprosessin toimivuudesta kannattaa ehdottomasti hyödyntää.

Perehdytettäviä voi pyytää piirtämään jonkin prosessin auki sellaisena, kuin he sen näkevät. Kun prosessi on piirretty auki, sen sisällöstä voidaan keskustella yhdessä perehdyttäjien kanssa. Millä tavoin perehdyttäjän näkemys eroaa perehdytettävän näkemyksestä? Miksi näin on?

Sen sijaan, että perehdytettäville kerrottaisiin suoraan, miten asiat organisaatiossa nähdään, he saavat miettiä, kuinka toiminnan itse näkevät. Näin perehdytettävien tuoreet näkökulmat ja ideat organisaation kehittämiseksi saadaan hyödynnettyä.

Oppimispäiväkirjan avulla uusi työntekijä voi pitää kirjaa siitä, mitä perehdytyksen aikana on käyty läpi ja millaisia kysymyksiä esiin on noussut. Oppimispäiväkirja tukee oppimista ja toimii henkilökohtaisena muistikirjana. Kirjaan kirjattujen ajatusten ja kysymysten avulla yhteisissä keskusteluissa on helppo keskittyä juuri perehdytettävälle olennaisiin asioihin.

Mentorointi tähtää aktorin, uuden työntekijän, ammatilliseen kehittymiseen. Perehdytyksessä mentori on yleensä kokeneempi työntekijä saman organisaation sisältä. Hänen tehtävänään on jakaa omien kokemustensa kautta keräämäänsä tietoa, jolloin hiljainen tieto pääsee siirtymään organisaation sisällä. Mentoroinnin tavoitteena on aina ensisijaisesti perehdytettävän kehittymisen tukeminen, joten mentoroinnin sisällön suunnittelussa pitää ottaa huomioon perehdytettävien yksilölliset tarpeet ja toiveet.

Muuttuva perehdytyssuunnitelma

Perehdytysprosessi, ja samalla yrityksen perehdytyssuunnitelma, vaatii järjestelmällistä ja jatkuvaa kehittämistä, jotta se pystyy vastaamaan työelämän muuttuviin haasteisiin. Perehdytysprosessin järjestelmällinen kehittäminen on mahdollista vain, jos jokaisesta suoritetusta perehdytyksestä pystytään oppimaan.

Suunnitelmallinen kehittäminen mahdollistaa kilpailukykyisen perehdytyksen, joka muotoutuu ja jalostuu ajan myötä sekä pystyy vastaamaan työelämän sen hetkisiin perehdytystarpeisiin. Onnistuneella perehdytyksellä on merkittävä positiivinen vaikutus työnantajamielikuvaan.

Perehdytyksestä ei tule koskaan täydellistä tai valmista, mutta jatkuva kehittäminen auttaa lähemmäs perehdytykselle asetettuja tavoitteita.

Lue seuraavaksi:

Onnistunut perehdytys sitouttaa ja parantaa tuottavuutta – huolehdi 5 avainkohdasta

f ln