Pakollinen etätyö on mahdollisuus – Hyödynnä motivaatiotekijät ja muokkaa työ tiimillesi sopivammaksi

Etäjohtaminen ei loppujen lopuksi ole sen erilaisempaa kuin ”tavallinen”, työpaikalla livenä tapahtuva johtaminenkaan. Voimassa ovat edelleen samat hyvän johtamisen periaatteet. Myös työntekijöiden motivaatiotekijät ovat samat.

Johtaminen etäyhteyden välitykselläkin vaatii esimieheltä itsensä ja oman tiiminsä tuntemista. Työlle on asetettava tavoitteet, niiden saavuttamista täytyy seurata ja palautetta pitää muistaa antaa, niin positiivista kuin korjaavaa. Tiimin jäsenillä pitää olla tarpeellinen olo eikä työn merkityksen kokemus saa laskea etätyössäkään.

Mutta kuinka pitää omaa ja työntekijöiden motivaatiota yllä, kun kaikki on epävarmaa eikä työyhteisöään pääse edes tapaamaan muuten kuin hämärän videon ja kaikuvan äänen välityksellä?

Motivaatiotekijät ohjaavat käyttäytymistä

Työmotivaatiota voi lähteä tarkastelemaan tieteelliseen tutkimukseen pohjautuvan Reissin motivaatioteorian kautta. Steven Reissin empiiriseen tutkimukseen pohjautuva teoria kuvaa tarkasti, mikä ihmistä motivoi.

Teoriassa on jaoteltu 16 ihmisen perustarvetta. Ne ovat yhteisiä kaikille, mutta niiden voimakkuus vaihtelee yksilöittäin ja jokaisella on täysin yksilöllinen motivaatioprofiilinsa. Kun yksilölliset motivaatiotekijät tyydyttyvät, ihmisestä tulee onnellinen ja tyytyväinen.

Näin etätyöskentelyn aikana Reissin teoriasta nousee pinnalle erityisesti neljä motivaatiotekijää: valta, uteliaisuus, järjestys ja sosiaaliset kontaktit. Ne eivät kerro kenenkään yksilöllisestä motivaatiosta läheskään kaikkea, mutta ne kannattaa ottaa huomioon oman etätyöskentelyn ja etäjohtamisen sujuvuuden kannalta.

Olen kuvannut tässä motivaatiotekijöiden ääripäät, mutta suurin osa ihmisistä on niiden välimaastossa. Silloin kyseinen motivaatiotekijä vaihtelee tilanteen mukaan. Esimiehen kannattaakin keskustella työntekijöidensä kanssa avoimesti ja ottaa selville, miten työntekijä tilanteen milläkin hetkellä kokee.

Miten nämä motivaatiotekijät ilmenevät sinulla itselläsi? Entä miten ne tulevat esiin tiimiläisilläsi?

Valta motivaatiotekijänä on tarve vaikuttaa muihin, johtaa ja ottaa vastuuta. Henkilö, jolla on vahva vallan tarve, motivoituu suorituskeskeisyydestä, menestymisestä ja aikaansaamisesta. Hän on usein nopea ja tehokas sekä haluaa, että hänen ajatuksiaan kuunnellaan.

Etätyössä tällaista henkilöä turhauttaa, jos työ alkaa tuntua liian hidastempoiselta tai jos tuloksia ei ala näkymään välittömästi. Hän pitää päätösten tekemisestä ja turhautuu, jos etäteknologia tökkii ja hän ei pääse kommunikoimaan muiden kanssa riittävän nopeatempoisesti. Hän voi helposti tehdä pitkääkin työpäivää ja turhautuu, jos joutuu esimerkiksi sairaslomalle eikä saa tehdä työtään.

Henkilö, jolla on matala vallan tarve, nauttii siitä, että saa olla muiden johdettavana ja seurata muiden laatimia suunnitelmia. Jos hän joutuu olemaan etätyössä liian oma-aloitteinen ja itseohjautuva, hän saattaa turhautua. Hän olisi tyytyväisempi, jos saisi selkeät ohjeet, joita noudattaa.

Uteliaisuus motivaatiotekijänä on tarve ymmärtää, kerätä tietoa ja analysoida. Henkilö, jolla on vahva uteliaisuuden tarve, haluaa selvittää asiat perin pohjin. Hän tarvitsee paljon taustatietoa ennen kuin pystyy tekemään omasta mielestään tyydyttäviä päätöksiä.

Etätyössä hän nauttii siitä, että hänellä on rauhallista aikaa pohtia ja analysoida omaa asiantuntija-aluettaan. Häntä saattaa kuitenkin turhauttaa, jos hän ei saa muilta riittävästi tietoa siitä, mitä organisaatiossa on meneillään. Hän on niitä, jotka aina huomauttavat puutteellisesta tiedonkulusta. Hän haluaisi tietää kaikesta kaiken. Esimiehen täytyy siis varmistaa, että hänellä on käytössään riittävästi tietoa myös etänä, jotta hän voi tehdä työnsä hyvin ja tyytyväisenä.

Henkilö, jolla on matala uteliaisuuden tarve, on käytännönläheisempi ja haluaa haalia tietoa vain sen verran, mikä on työn kannalta välttämätöntä. Hän ei nauti asioiden pitkästä ja hartaasta analysoimisesta, vaan haluaa käytännöllisiä ja nopeita ratkaisuja. Häntä turhauttaa, jos etäpalaverit venyvät liiallisen jutustelun ja pohdinnan takia. Hän haluaisi vain hoitaa tehtävät alta pois ja mennä eteenpäin.

Järjestys motivaatiotekijänä on tarve järjestykselle, ennustettavuudelle ja suunnitelmallisuudelle. Henkilö, jolla on vahva järjestyksen tarve, nauttii päivittäisistä rutiineista ja pysyvyydestä enemmän kuin muutoksista ja joustavuudesta.

Henkilö, jolla on vahva järjestyksen tarve, nauttii etäpäivistä, jotka saa toteuttaa omien tottumustensa mukaan. Hän pitää suunnitelmista ja pystyy siksi keskittymään suunniteltujen työtehtävien toteuttamiseen myös etätyössä. Häntä kuormittaa, jos päiviin ilmestyy yllättäviä palavereja tai jos esimieheltä tulee pikaisia pyyntöjä kesken työpäivän.

Henkilöä, jolla on matalan järjestyksen tarve, ei haittaa suunnitelmien muuttuminen. Hän kykenee muuttamaan fokustaan päivän mittaan useammankin kerran ja se on hänen mielestään vain mielenkiintoista. Häntä turhauttaa, jos etäpäivät alkavat tuntumaan liian samanlaisilta eikä niissä ole toimistoympäristön tuomia virikkeitä. Häntä motivoivat uudet jännittävät työtehtävät ja oman osaamisen haastaminen. Hänelle kannattaa siis etätyössäkin tarjota riittävästi uusia ja erilaisia haasteita.

Sosiaalisten kontaktien tarve on halua olla muiden seurassa ja verkostoitua. Henkilö, jolla on vahva sosiaalisten kontaktien tarve, innostuu tavatessaan uusia ihmisiä ja saadessaan keskustella sekä ystävien että puolituttujen kanssa.

Etätyössä hän kaipaa eniten tiimin yhteisiä palavereja, kahvitaukoja ja lounashetkiä. Hän tarttuu helposti puhelimeen tai lähettää Teams-kutsun, jos mieleen tulee pienikin kysymys. Mitä tahansa, jotta hän saisi tyydytettyä sosiaalisten kontaktien tarpeensa päivittäin.

Henkilö, jolla on matala sosiaalisten kontaktien tarve, nauttii yksinolosta ja tarvitsee vain vähän muiden ihmisten seuraa. Etätyö sopii hänelle siinä mielessä, että toimistokuukkeleita ja yhteisiä lounaita ei siellä ole. Hän viettää helposti useammankin päivän omien työtehtäviensä parissa eikä koe tarvetta raportoida tekemisistään muille. Esimiehen tehtävänä on kuitenkin huolehtia, että koko tiimi pysyy kartalla siitä, mitä muut tekevät, olivat tiimin sosiaalisten kontaktien tarpeet millä tasolla tahansa.

Miten tunnistaa työntekijöiden motivaatiotekijät?

  • Keskustelkaa aiheesta avoimesti.
  • Kysy kysymyksiä ja anna vastausvaihtoehtoja, joista työntekijä voi valita itselleen sopivimman.
  • Älä oleta tietäväsi, mikä työntekijää motivoi. Yleensä se menee pieleen.
  • Motivaatioprofiilin teettäminen koko tiimille on tehokkain tapa tunnistaa jokaisen henkilökohtaiset motivaatiotekijät.
  • Perustele tiimin yhteiset toimintatavat, jotta jokainen ymmärtää, miksi niistä kuuluu pitää kiinni, vaikka ne eivät ne tuntuisikaan itselle luontevilta.
  • Jakakaa työtehtäviä tiimin sisällä mahdollisuuksien mukaan niin, että ne tukevat jokaisen motivaatiotekijöitä.

Nyt on mahdollista muokata työ itselleen sopivammaksi

Etätyössä on paljon enemmän vapauksia kuin toimistotyössä. Työntekijöillä on enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa siihen, miten ja missä he työnsä tekevät. Tällöin myös omat motivaatiotekijät pääsevät paremmin esille. Työympäristössä olemme tottuneet toimimaan tietyllä tavalla, mutta saattaa olla, että hetken aikaa etätyötä tehtyään huomaakin löytävänsä uusia itselleen sopivia tai sopimattomia toimintatapoja.

Vahvuuksien lisäksi myös omat heikkoudet saattavat tulla etätyössä selkeämmin esille, kun muiden silmä välttää. Esimerkiksi matala järjestyksen tarve voi tarkoittaa niiden vähäistenkin suunnitelmien katoamista, jotka ennen tehtiin tiimin kanssa yhdessä aina seuraavaa viikkoa varten. Jos omat motivaatiotekijät tulevat työn hidasteeksi, kannattaa miettiä, minkälaisilla rakenteilla tai ajatusmallien muuttamisella homman saisi pidettyä kasassa.

Työelämässä voi harvoin toimia täysin omien motivaatiotekijöidensä mukaan. Idea on siinä, että ymmärtää, miten omat motivaatiotekijät vaikuttavat omaan käyttäytymiseen, ja tunnistaa myös, miten ne eroavat muiden motivaatiotekijöistä. Sen kautta voi ymmärtää muita paremmin. Se helpottaa yhteistyötä niin etänä kuin kasvotustenkin. Teemme silloin vähemmän virheellisiä tulkintoja toisistamme ja osaamme muokata omaa viestintäämme muille sopivaksi.

Esimiehen kannattaa kannustaa työntekijöitä pohtimaan, mikä on itselle tehokkain päivärytmi, työskentely-ympäristö ja esimerkiksi palaverien määrä. Selkeät raamit tarvitaan niin tavoitteiden kuin tavoitettavuudenkin suhteen, mutta jos työstä on nyt mahdollista muokata itselleen entistä sopivampi, miksi sitä ei tekisi? Tyytyväisempi työtekijä on tehokkaampi työntekijä.

Lue seuraavaksi:

Millaisen jäljen korona jättää yrityksesi imagoon? Näin huolehdit asiakkaistasi kriisin aikana

f ln