Ajattelu ei lopu neljältä, joten asiantuntijoiden kellokortit joutavat roskikseen

Asiantuntijatyötä tekevien työpäivä voisi hyvin olla kuusituntinen. Itse asiassa kuusikin tuntia tehokasta ajatustyötä päivässä on valtavan pitkä aika. Ajatustyö vaatii runsaasti taukoja sekä luovan ympäristön, eikä sitä voi pakottaa kahdeksasta neljään -muottiin. Kellokortit voi siis heittää laajassa kaaressa roskakoriin.

Sdp:n varapuheenjohtaja, liikenne- ja viestintäministeri Sanna Marin ehdotti elokuussa työajan lyhentämistä joko kuuden tunnin työpäiviksi tai neljän päivän työviikoiksi, mutta ehdotus sai täystyrmäyksen. Esimerkiksi tuotannon ja asiakaspalvelun työtehtävissä kuuden tunnin työpäivä ei olekaan paras vaihtoehto, mutta aikaan ja paikkaan sitomattomassa ajattelutyössä se toimisi.

Niilläkin aloilla, joilla tietty aika ja paikka ovat olennaisia, voidaan kokeilla esimerkiksi työn ja vapaa-ajan jaksottamista pidempiin pätkiin. Näin on tehty esimerkiksi Stora Ensolla, jonka tehtailla kahdeksan tunnin työvuorot on korvattu 12-tuntisilla. Paperiliiton tutkimuksen mukaan suurin osa paperityöläisistä on tyytyväisiä järjestelyyn ja he viihtyvät pidemmissä vuoroissa selvästi paremmin.

Ajattelu näyttää laiskottelulta

Miksi asiantuntijatyötä johdetaan edelleen liukuhihnatyön opeilla? Ilmeisesti luovan ajatteluprosessin toimintaa ei ymmärretä. Ajattelu ei käynnisty nappia painamalla aamulla, kun asiantuntija leimaa itsensä sisään, eikä se lopu työpäivän päättyessä esimerkiksi kello 16.15.

Tietotyötä tekevän asiantuntijan ajattelu on jaksottaista. Ensin tulee intensiivinen informaation keruuvaihe, jota seuraa informaation työstämisvaihe. Työstämistä seuraa oivallus, josta henkisen työn tulos syntyy. Tiedon työstövaihe voi näyttää ulkopuolisen silmiin laiskottelulta, eikä työpaikka välttämättä ole keskittymistä varten paras. Olemme tottuneet siihen, että töissä pitää näyttää koko ajan kiireiseltä ja puuhata jotain, usein työn kannalta epäolennaista. Se on kuitenkin tehokkaan ajattelun vastaista ja kuormittaa aivoja.

Järkevintä olisikin unohtaa asiantuntijatyötä tekevien työajan orjallinen seuraaminen ja sallia ajasta ja paikasta riippumaton työnteko. Työaikalaki on säädetty, jotta yritykset eivät voisi teettää työntekijöillään liikaa töitä. Näkökulma on kuitenkin kääntynyt päälaelleen vanhanaikaiseksi ajatukseksi siitä, että työntekijöitä täytyy kytätä, koska muuten he laiskottelevat. Kuitenkin työntekijät, joilla on työssään vapautta, sitoutuvat muita paremmin. Jos luottamus sakkaa, kannattaa varmistaa, että työn tavoitteet ja tehtävät on selkeästi määritelty.

Tehosta työtapojasi, niin tuottavuus ei kärsi

Lyhyempi työpäivä vaatii asiantuntijalta suunnitelmallisuutta ja priorisointitaitoa. Työpäivät täytyy pystyä suunnittelemaan niin, että tavoitteet täyttyvät ja tuloksia syntyy. Olennainen täytyy erottaa epäolennaisesta. Samalla on tärkeää jaksottaa omaa työtään ja muistaa pitää riittävästi taukoja. Se, mikä on kullekin sopiva työskentelyrytmi, vaihtelee paljon sekä henkilökohtaisten ominaisuuksien että kulloisenkin vireystilan mukaan. Nyrkkisääntönä voidaan kuitenkin pitää sitä, etteivät aivot pysty keskittymään tehokkaasti yhteen asiaan 1,5 tuntia kauempaa.

Keskittymistä seuraavan tauon taas pitäisi olla niin tehokas, että se vie hetkellisesti ajatukset kokonaan pois työstä. Jos aivot eivät pääse palautumaan kunnolla päivän aikana, ne ylikuormittuvat ja keskittymiskyky kärsii. Vaikka aivot pystyvät tekemään ajoittain pitkiäkin päiviä, se ei saisi olla normaali tekemisen tapa. Aiheesta kerrotaan lisää esimerkiksi kiireen ja ajankäytön hallinnan kurssillamme sekä Taltuta kiire -kirjassa.

Omaa ajankäyttöä arvioitaessa ainakin näihin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota:

  • Oletko laatinut itsellesi menestysmallin, josta löytyvät tavoitteesi, edellytyksesi niiden saavuttamiseen sekä henkilökohtainen rytmisi?
  • Oletko suunnitellut ajankäyttösi etukäteen, jotta pystyt saavuttamaan tavoitteesi ja pitämään työ- ja vapaa-aikasi tasapainossa?
  • Oletko onnistunut turvaamaan työrauhasi?
  • Ovatko informaatiotaitosi sillä tolalla, että pysyt olennaisessa etkä huku jatkuvan tietotulvan alle?
  • Oletko kehittänyt työsi kannalta oleellisimpia taitoja ja osaatko käyttää esimerkiksi jatkuvasti tarvitsemiasi ohjelmistoja tehokkaasti?
  • Osaatko käyttää sähköpostia järkevästi niin, ettet joudu jatkuvasti keskeyttämään työtäsi epäolennaisten viestien vuoksi?
  • Oletko selvillä asioista, jotka tuovat sinulle energiaa ja opetellut hyödyntämään niitä?
  • Ovatko esimiehesi, alaisesi ja työtoverisi tietoisia ajankäyttösuunnitelmastasi ja arvostavatko he työrauhaasi?
  • Oletko laajentanut verkostojasi niin, että voit tarvittaessa hyödyntää niitä tehdäksesi työsi tehokkaammin?
  • Ovatko työpaikkasi kokouskäytännöt niin tehokkaat, etteivät ne kuluta turhaa aikaa?

Kun työtavat ovat mahdollisimman tehokkaat, kuuden tunnin työpäivä on mahdollinen ilman, että tuottavuus kärsii. Ajanhallintaan löytyy runsaasti työkaluja esimerkiksi Tehosta työtapojasi ja kaappaa aikaa itsellesi -kirjasta.

Vaikka kankeat työyhteisöt yrittäisivät pitää kivikautisista kellokorteistaan kiinni jatkossakin, työntekijät ovat yhä tiedostavampia ja haluavat työ- ja vapaa-aikansa limittyvän toisiinsa sulavammin. Kovimmat osaajat tulevat jatkossa haastamaan jäykät hr-systeemit ja vanhat johtamisopit. Ehdotankin, että jatkossa kellokorttia saa käyttää asiantuntijoilla vain siinä tapauksessa, että heidän ajattelunsa todistetaan päättyvän työpäivän loppuessa.

 

f ln